¿Cómo se realizan cálculos con fórmulas en tablas de Word?

Ayer, una alumna que está preparando una oposición me preguntó que cómo se insertaban fórmulas en las tablas Word. Decía que había oído que se podía, pero que no había dado con ello.

Como efectivamente, la inserción de fórmulas en Word es uno de los grandes olvidados del procesador de textos, me he decidido a elaborar este tutorial.

De manera análoga a como se escriben fórmulas en Excel podemos insertar también fórmulas en Word que nos devuelva un resultado utilizando los datos contenidos en otras celdas de la misma tabla.

Partamos de la siguiente tabla que nos muestra la distribución de la población de las cuatro provincias gallegas por sexos:

 ¿Cómo se realizan cálculos con fórmulas en tablas de Word? distribución población galicia

Si queremos calcular el total de hombres en Galicia, hacemos clic en la celda inmediatamente a la derecha de TOTAL. Desde la pestaña Herramientas de Tabla > Presentación hacemos clic en el botón fórmula, apareciendo:

 ¿Cómo se realizan cálculos con fórmulas en tablas de Word? menu formula tabla word

Como vemos aparece una fórmula con la función SUM, indicándonos que va a calcular una suma y como rango aparece ABOVE, indicando que va a usar los datos de las celdas situadas encima de ella.

Si esta fórmula no aparece por defecto podemos escribirla nosotros mismos o elegir la opción Pegar función.

Por ejemplo, imaginemos que queremos determinar la media aritmética del número de hombres por provincia. Borraríamos la función SUM(ABOVE) y en el desplegable de Pegar función elegiríamos AVERAGE. Entre paréntesis escribimos el rango que queremos que sea sumado. Usando el sistema cartesiano de coordenadas (como en Excel letras para las columnas y números para las filas) escribiremos B3:B6.

 ¿Cómo se realizan cálculos con fórmulas en tablas de Word? menu elegir funcion formula tabla word

También podemos escribir fórmulas utilizando operadores. Para sumar, por ejemplo, el  número de mujeres en Galicia podríamos poner: =C3+C4+C5+C6, siendo esta fórmula equivalente a =SUM(ABOVE) y a =SUM(C3:C6).

Por último, hay que hacer constar que, a diferencia de en Excel donde, por defecto, el resultado aparece automáticamente y se actualiza en el mismo momento de cambiar algún dato, en Word hay que indicar cuándo queremos que se actualice el resultado de la operación. Para ello hacemos clic con el botón derecho sobre la celda que contiene la fórmula  y elegimos la opción Actualizar Campos.

 ¿Cómo se realizan cálculos con fórmulas en tablas de Word? actualizar campos word

 

 

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 10.0/10 (1 vote cast)

Formulas con funciones usando el asistente

Para utilizar funciones en las fórmulas debemos conocer perfectamente las caracterísitas de éstas: su palabra clave, la operación exacta que realiza y los argumentos y parámetros que precisa. En muchos casos esto es muy sencillo, ya que la palabra clave es muy intuitiva con la función que realiza y los argumentos, a menudo, son únicamente el rango de valores sobre los que actuará la función.

Así, funciones como SUMA() ó PROMEDIO() son muy sencillas de recordar y utilizar:

- SUMA(A1:C7).- Suma los valores de los datos del rango A1:C7

- PROMEDIO(A1:C7).- Calcula la media aritmética de los valores del rango A1:C7

Sin embargo, hay otras funciones que necesitan más argumentos, unos parámetros son modificadores de otros, e incluso, el nombre mismo de la función es algo, digamos árido.

Por ejemplo, la función SI() utiliza tres argumentos, el primero es una prueba lógica, el segundo es la operación a realizar si la prueba lógica da como resultado verdadero y el tercero la operación si el resultado es falso. La fucnión REDONDEAR() precisa también de dos, el primero el valor a redondear y el segundo el número de decimales.

Como quiera que excel tiene una enorme cantidad de funciones (más de 300) y es imposible recordarlas todas y más aún su sintaxis exacta podemos ampararnos en el uso del asistente. Obviamente hay que saber lo que la función hace y tener una idea, cuando menos aproximada, de la operativa de la misma.

Imaginemos que yo quiero sumar en la celda  D1 los valores del rango A1:C7 y no recuerdo que función lo hace (no se si se llama SUMA() ó TOTAL() o como) y los parámetros que necesita.

Con la celda D1 activada pulso Shift+F3 apareciendo el menú de Ayuda Insertar Función …

 Formulas con funciones usando el asistente asistente funciones

Podemos buscar la función describiendo en el cuadrito de búsqueda lo que queremos hacer, podemos buscarla en su categoría o, si la hemos usado recientemente, seleccionarla de la lista.

 Formulas con funciones usando el asistente categoria funciones

Pincho en la función que quiero utilizar, me doy cuenta que se llamaba SUMA() y veo que en la parte inferior del menú de ayuda de Insertar Funciones aparece una pequeña descripción de la misma

 Formulas con funciones usando el asistente asistente funcion suma

Le doy a aceptar y aparece el menú de ayuda de Argumentos de función.

 Formulas con funciones usando el asistente asistente argumentos suma

Con el cursor en la cajita de Número 1, selecciono con el ratón el rango de celdas quiero sumar, en este caso A1:C7. Puedo hacer lo mismo en las cajitas Número 2, Número 3 (que irán apareciendo conforme las vaya necesitando) … así hasta la cajita Número 255

 Formulas con funciones usando el asistente ejemplo suma multiple

 Si nos fijamos, según vamos seleccionando rangos y completando argumentos, en la barra de fórmulas se va escribiendo la función, tal y como podríamos haberla escrito nosotros.

 Formulas con funciones usando el asistente funcion suma

Sólo nos falta darle al botón aceptar y tendremos nuestra fórmula.

Si pinchamos sobre la barra de fórmulas, veremos que excel nos marca en distintos colores los rangos que estoy sumando.

 Formulas con funciones usando el asistente rangos colores suma

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)

Uso de Funciones en Excel

En artículos anteriores hemos hablado de los operadores, elementos básicos en las fórmulas, sobre todo si éstas realizan cálculos sencillos con pocos operandos. Para realizar operaciones más complejas o que lleven un gran número de elementos, por ejemplo, una suma de diez sumandos, el uso de las funciones se nos hace imprescindible. Por no hablar de si queremos hacer cálculos para los cuales no existen operadores, como redondear un valor o determinar el seno de un ángulo.

Debido a la gran importancia de las funciones es primordial familiarizarse con su uso y sintaxis.

Podríamos definir función como una formula predefinida que realiza cálculos usando argumentos. Por ejemplo, la función PROMEDIO, nos calculará la media aritmética de los valores introducidos como argumentos.

La sintaxis de las funciones está constituida por una palabra clave (el nombre de la función) seguida por paréntesis, que engloban los argumentos a utilizar.

Imaginemos que queremos calcular la media aritmética de 3, 5 y 8. Usaremos la fórmula =PROMEDIO(3;5;8)

Ahora pensemos que queremos determinar la media artimética del rango de celdas de la B2 a la D5. Pondremos = PROMEDIO(B2:D5)

Los argumentos de una función no siempre son sólo los valores sobre los que va a actuar, sino que también pueden ser modificadores, como en el caso de la función REDONDEAR(número; núm_decimales) que redondea un número a unos decimales especificados por el segundo parámetro. Los argumentos de una función, dependiendo de ésta, pueden ser números, referencias, texto, valores lógicos o valores de error.

Obviamente para poder utilizar una función hemos de sabernos la palabra clave que la define, la operación exacta que realiza y los argumentos que necesita. Una ayuda para este conocimiento podemos obtenerla al pulsar Shift+F3 teniendo un celda seleccionada. Nos aparcerá un cuadro de diálogo en el podremos localizar cualquier función y obtener la necesaria información de palabra clave, argumentos y operación que realiza.

 Uso de Funciones en Excel asistente funciones

Conviene hacer constar que al escribir en una celda el nombre de la función que vamos a  usar aparecerá una información sobre su sintaxis y argumentos.

 Uso de Funciones en Excel informacion funciones

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)