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02
MAR
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Con Excel podemos introducir o trabajar con funciones que vienen determinadas en el programa para que nos sea más fácil realizar operaciones en nuestros libros. Comenzaremos con la función Autosuma, que como la propia palabra indica realiza sumas y solo tenemos que indicar las celdas donde se encuentran las cantidades que queremos sumar.
Primero, tendremos que crear una "tabla" con los datos que vamos a manejar. En este caso hemos realizado una con los gastos mensuales que se tienen en un hogar cualquiera, lo hemos creado de Enero a Julio y con los datos imaginarios de gastos de agua, luz, comunidad y telefono.
Situaremos el cursor en la celda B11 (esta situado debajo de las cantidades del mes de Enero), tras esto pulsaremos el Botón de Autosuma (como vemos en la imagen inferior)
Ahora debemos marcar el rango de celdas que queremos sumar, para ello clikearemos en la primera celda con cantidad de nuestra suma y arrastraremos el cursor hasta la ultima cifra de nuestra suma, en el cuadro de formulas aparecera la función asignada.
Realizaremos esta accion con todas las columnas de los meses siguientes o seleccionaremos y copiaremos la celda B11 seguidamente seleccionaremos el rango de celdas correspondientes y pegaremos el resultado.
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27
SEP
word, tablas, imagenes, sombreado
Las tablas son uno de los elementos más utilizados en los procesadores de texto. Permiten presentar la información de manera ordenada y visible.
Están formadas por celdas, que es donde se encuentra la información ya sea esta texto, números o imágenes. La sucesión de celdas en vertical se denomina columna y las celdas en horizontal se denomina fila.
El número de fila y de columnas es lo que caracteriza a una tabla. Así, por ejemplo, decimos que una tabla es de 3 columnas y 10 filas.
Para insertar una tabla en un documento de Word (como muestra la figura), lo primero que haremos será contar el número de columnas que necesitamos, tres en este caso.
En principio no es necesario contar el número de filas, ya que las iremos generando según nos vayan haciendo falta.
Después, en el menú insertar, elegimos la opción tabla y ahí la dimensionas de la misma: Insertar > Tabla > Tabla de 3x2.
Después, escribimos el texto de la primera celda, en el caso del ejemplo escribimos VALOR NOMINAL (euros) y pulsamos tabulador. El tabulador, combinado con la tecla Mayús. nos permitirá movernos por las celdas. En la celda siguiente escribiremos TAMAÑO.
Así vamos haciendo hasta llegar a la última celda de la segunda fila, donde está la imagen del billete de cinco euros. La insertamos desde Insertar > Imagen > Desde Archivo, y fijamos el Ajustar Texto (del menú Herramientas de imagen) a En línea con el texto.
Al volver a pulsar el tabulador, automáticamente se genera una nueva fila vacía. Simplemente, seguimos así hasta rellenar la tabla completa.
Recordamos que si queremos retroceder de celda, pulsaremos [Shift] + [Tab], en lugar de sólo [Tab].
Ahora mismo tendríamos insertada la tabla, rellena con el texto e imágenes pero sin ningún tipo de formato. Tendríamos algo así:
Para darle formato, dimensionaremos las imágenes, seleccionándolas una a una y en la barra de Herramientas de Imagen > Formato > Tamaño, fijamos la anchura apropiada (la altura se fija proporcionalmente).
Ahora centraremos tanto vertical como horizontalmente todo el contenido. Para ello, seleccionamos la tabla haciendo click en el cuadradito de la esquina superior izquierda:
Ahora que ya está seleccionada elegimos la opción de alineado deseada desde el menú herramientas de tabla
También podemos poner color de fondo en las celdas. Por ejemplo, para aplicarle un sombreado azul a la primera fila, la seleccionaremos haciendo click en el margen izquierdo y fijamos el color de fondo desde Herramientas de tabla > Sombreado.
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04
AGO
excel, graficos excel, graficos dinamicos, tablas dinamicas
Ya hemos visto, en dos artículos anteriores cómo trabajar con tablas dinamicas en excel 2010. Ahora veremos cómo podemos generar un gráfico dinámico y la utilidad que ésto tiene.
Partimos de los mismos datos que en el ejemplo anterior:
Se trata de una tabla con los ponentes de diversas conferencias, el sueldo cobrado en cada una de ella, la sede donde fue impartida y las duración en horas.
Lo que buscamos es la representación de estos datos, acorde a un criterio que pueda variar (de ahí el nombre de Gráficos Dinámicos) en función de nuestras preferencias, sin tener que modificar la tabla de datos.
Generemos un gráfico dinámico con la distribución de horas por delegaciones.
Lo primero que haremos será seleccionar las columnas A, B, C y D, completas (para que todo lo que hagamos nos sirva aunque se añadan nuevos datos a partir de la fila 16).
Después vamos al menú Insertar > Tabla dinámica > Gráfico dinámico. Nos aparece un menú emergente en el que podemos elegir el rango sobre el que queremos generar el gráfico dinámico (y que ya hemos seleccionado en el punto anterior); y la ubicación del mismo.
En principio, dejamos todo como está y pulsamos aceptar.
Nos aparece en la hoja de cáculo unas ventanas similares a cuando estamos creando una tabla dinámica. Lo que haremos en nuestro caso será arrastrar el campo Delegación a la zona Campos de eje (categorias) y el campo horas a la zona Valores.
Para que en el gráfico aparezca el total de horas por delegación, seleccionaremos la función suma de horas en la Zona Valores (donde en la imagen superior pone Cuenta de horas).
Y, aunque no lo creamos, ya tenemos el gráfico dinámico generado.
Y, ¿porqué este gráfico se llama Gráfico dinámico?
Porque ahora, desde el mismo gráfico, podemos elegir, por ejemplo, qué delegaciones queremos representar. También podemos ordenar las delegaciones por orden alfabético, etc.
Pinchamos en la flecha que apunta hacia abajo en el botón inferior izquierdo del gráfico, rotulado como Delegación. Aparece un menú en el podemos hacer varios cambios al gráfico.
Representemos, por ejemplo, los datos de Alicante, Madrid y Valencia.
Aunque en posteriores artículos seguiremos incidiendo sobre tema, haciendo nuevos gráficos dinámicos sobre estos datos, recomendamos al lector, practicar por su cuenta variaciones a este ejercicio que se le ocurran.
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28
JUL
excel, tablas dinamicas
Aunque en el título de este artículo pone parte 2, puede consultarse independientemente de la parte 1 que, por otra parte, puede consultarla aquí.
Partiendo de una tabla de datos de conferenciantes, con las distintas ciudades, sueldo percibido y horas trabajadas, vamos, utilizando tablas dinámicas, a consultar los sueldos totales de dos ponentes.
Vamos a responder a la pregunta:
¿Cuanto ha ganado Nadia Vidal y Cristina Garcia?
Lo primero que haremos será seleccionar el rango A1:D15, aunque es buena idea seleccionar las 4 columnas A,B, C y D completas, para que, en el caso de que se añadan nuevos datos a partir de la fila 16, todo el trabajo nos siga valiendo.
Después, desde el menú Insertar, seleccionamos la opción Tabla Dinámica y le damos Aceptar en el Menú Emergente que aparece. Arrastramos el campo Ponente sobre el área Etiqueta de filas y el sueldo sobre el área Valores.
Obteniendo la siguiente tabla dinámica:
Observamos que la primera columna contiene el nombre de los ponentes, y la segunda, el número de sueldos que ha recibido cada ponente. Eso es debido a que, por defecto, está aplicando la función CUENTA a los sueldos, como nosotros lo que queremos obtener es lo que han ganado en total cada uno, tendremos que aplicar la función SUMA.
Para ello, en la zona Valores, pinchamos en Cuenta de Sueldo y en el menún contextual que aparece seleccionamos Configuracion de Campo de Valor.
Si lo que deseamos obtener es el sueldo promedio, el sueldo máximo, el mínimo, etc. usaremos en lugar de la función SUMA, la función PROMEDIO, MAX, MIN, etc.
Ahí, elegimos la función suma, y le cambiamos el nombre: de Suma de sueldo a Sueldo total:
Una vez, aceptado y aplicado el formato monetario, obtenemos la siguiente tabla dinámica:
En esta tabla ya se ven los valores que necesitaba: los sueldos de Nadia Vidal y Cristina García junto con los de todos los demás. Para que sólo aparezcan esos datos, pincho en el desplegable de Etiquetas de Fila (celda A3)
y selecciono los ponentes de los cuales quiero determinar su sueldo todal: Nadia Vidal y Cristina García, obteniendo:
Llegados a este punto, es interesante mencionar que, haciendo doble-click en los valores, obtenemos una nueva tabla con el origen de éstos. Efectivamente, si hacemos dobleclick en la celda B5 (donde está el sueldo total de Nadia Vidal) se nos genera en una nueva hoja, la siguiente tabla:
De esta manera no sólamente obtenemos el sueldo total de los ponentes, sino también, una tabla resumen con sus datos extractados.
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21
JUL
excel, tablas dinamicas
Las tablas dinamicas son las grandes desconocidas dentro de excel. Muchos usuarios, incluso usuarios avanzados, desconocen su uso y su increíble potencialidad. Podría decirse, sin exagerar que las tablas dinámicas son las herramientas más potentes de excel.
Una tabla dinámica nos permite realizar síntesis de los datos de que disponemos para poder analizarlos. De hecho en muchas empresas se malgastan recursos para obtener unos resultados que tienen muy a mano sabiendo utilizar las tablas dinamicas.
Para ir conociendo en profundidad la enorme potencia de las tablas dinámicas, vamos a ver un sencillo ejercicio. Poco a poco ya lo iremos complicando.
Partiremos de la siguiente tabla con los datos de una serie de conferenciantes, con las distintas ciudades, sueldo percibido y horas trabajadas.
En esta tabla están los datos que necesitamos para responder a las siguientes preguntas:
¿Cuantas conferencias se han dado en Madrid?, ¿Cuanto ha ganado Nadia Vidal y Cristina Garcia? ¿Cual es el numero de horas que Nadia Vidal ha dado en Barcelona? ¿Cual es el sueldo promedio de cada conferenciante? ¿ Y el sueldo medio por ciuidad? Y así, con este tipo de preguntas podíamos seguir y seguir.
Puede hallarse la solución sin emplear tablas dinámicas que, como ya hemos dicho, es la solución que emplean en muchas empresas, pero es muy complicada, laboriosa y, sobre todo, de un sólo uso, esto es, podemos diseñar complicadas fórmulas empleando funciones lógicas, por ejemplo, pero sólo valdrán para el caso concreto que estoy usando. Por contra, la solución mediante tablas dinámicas, como su propio nombre indica, es eso dinámica, con apenas unos cambios que tardamos 10 segundos en hacer podremos responder a varias preguntas disitintas.
Vamos a responder una a una a cada una de las preguntas que hemos hecho utilizando tablas dinámicas.
1) ¿Cuantas conferencias se han dado en Madrid?
Lo primero que haremos será, ahora y siempre,seleccionar el rango de datos que queremos usar para la tabla dinamica. En este caso sería el rango A1:D15. Es buena práctica seleccionar las columnas completas A, B, C y D, pulsando [CTRL] + el botoncito de su rótulo, para que, en el caso que la tabla se agrande, tenga más valores, las tablas dinámicas siguan valiéndonos.
Una vez seleccionado el rango, en nuestro caso, las columnas A, B, C y D. Nos vamos al menú Insetar, opción Tabla dinámica.
En principio, dejaremos las opciones que hay seleccionadas: dos para el rango de datos, que ya hemos seleccionado previamente, y otras dos para la ubicación de la tabla dinámica, que por defecto es en una nueva hoja.
Le damos a aceptar, y nos aparece, ya en la hoja nueva, una serie de opciones y menús para generar nuestra tabla dinámica.
Elegiremos el campo delegación (la columna de las ciudades) y, para saber cuantas conferencias ha habido, cualquier otro campo, ya que dependerá de la función que le asignemos, nosotros hemos elegido el campo ponente.
Arrastramos el campo Delegación al área Etiqueta de la Fila y el campo Ponente al área Valores.
Vemos que en el área Valores, pone Cuenta de Ponentes, en un desplegable (marcado en rojo en la imagen). En este caso lo dejaremos como está porque lo que queremos es que cuente el número de ponentes, pero ahí podríamos elegir otras funciones como la función SUMA, PROMEDIO, etc.
Llegados a este punto se nos ha generado la siguiente tabla dinámica:
En la que se ve el número de conferencias por cada ciudad y el total.
Como quiera que en el ejercicio nos piden sólo las de Madrid, elegiríamos Madrid del deplegable rotulado como Etiquetas de Fila.
El resultado es una tabla similar a la anterior, pero en la que sólo aparece el dato de Madrid:
De este modo, en un instante podemos obtener la información por las localidades que queramos.
En este ejemplo, hemos visto claramente porque se llaman tablas dinámicas, porque son tablas que se modifican muy fácilmente en función de lo que nos interese.
Completaremos el ejercicio en próximos artículos.
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