Mostrando las entradas relacionadas con rangos:
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JUL
excel, referencias a hojas, referencias a libros, rangos, referencias absolutas, referencias relativas, referencias mixtas
Hemos visto en artículos anteriores en qué consisten las referencias relativas, las referencias absolutas y las referencias mixtas. También hemos visto, cómo se podía nombrar un rango de celdas y utilizar ese nombre como referencia absoluta en una fórmula.
En el presente artículo vamos a ver cómo podemos hacer referencia a rangos que se hallan en otra hoja o en otro libro.
Para hacer referencias a otras hojas, simplemente añadimos antes del rango el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación cerrada (!). Por ejemplo para sumar los valores de las celdas de la A1 a la D7 de la hoja1, escribiremos = SUMA(Hoja1!A1:D7).
Si la hoja tuviese un nombre asignado distinto del nombre por defecto que tuviese espacios habría que escribirlo entre comillas simples ('). Por ejemplo, si nuestra Hoja1, se llamase Trimestre1, simplemente podríamos =SUMA(Trimestre1!A1:D7), pero si se llamase Datos trimestre 1, podríamos =SUMA('Datos trimestre 1'!A1:D7).
De forma totalmente análoga trabajaremos con los libros, con otros documentos de excel. Si el nombre es una sola palabra, sin espacios, lo escribimos entre corchetes, seguido de la hoja y el rango. Ejemplo: = SUMA([Contabilidad.xlsx]Año2009!A1:D7). Sumará los valores del rango A1 a D7, de la hoja Año2009 del archivo contabilidad.xlsx.
Si el nombre de archivo contiene espacios, podremos comillas simples englobando, no sólo al nombre de archivo, sino tambien a la hoja, justo antes del signo de exclamación. Ejemplo: =SUMA('[contabilidad vorgron.xlsx]2010'!$H$6).
Llegados a este punto hay que hacer constar que si las referencias se hacen seleccionando los rangos de la hojas y libros con el ratón, por defecto, nos las coloca como absolutas, por lo que si queremos que sean relativas o mixtas habría que eliminar son símbolos dólar que correspondiesen:
- Referencia Absoluta a la celda A1 de la Hoja1: Hoja1!$A$1.
- Referencia Mixta a la celda A1 de la Hoja1, fijada columna: Hoja1!$A1
- Referencia Mixta a la celda A1 de la Hoja1, fijada fila: Hoja1!$A1
- Refrencia Relativa a la celda A1 de la Hoja1:Hoja1!A1
El poder referenciar libros y hojas distintas a la cual estamos operando abre un amplio abanico de posibilidades: podemos tener en una hoja (o en un libro) todos los datos de unos producto, precios, referencias, etc, y en la hoja activa, por ejemplo, una factura, que leerá los datos del producto de esa hoja o libro, de manera que si el precio de un producto cambia, no habremos de modificar nuestra factura, sino el archivo o la hoja donde está guardado.
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07
JUL
excel, nombre, rangos, administrador de nombres, referencias absolutas
En el artículo anterior vimos las tres formas de asignar nombres a un rango de celdas en excel. También vimos, de forma muy sucinta, su utilización en una fórmula con una función. Esta vez, vamos a profundizar un poquito en el tema.
Por ejemplo, podemos modificar o eliminar un nombre. Para ello entraremos en el Administrador de Nombres, en el menú Fórmulas. Nos aparecerá una ventana emergente. También podemos accedar a esta ventana con la combinación de teclas [Ctrl] + [F3].
Esta ventana nos permitirá:
- Crear nuevos nombres: al pulsar en el botón Nuevo..., se nos abrirá el mismo menú emergente que al hacer Fórmulas > Asignar nombre a un rango.
- Editar nombres ya existentes: Para editar un nombre, primero hacemos click sobre el nombre que queremos modificar. Pulsamos editar y se nos abrirá una ventanita que nos permitirá modificar sus valores.
- Eliminar un nombre: Seleccionamos el nombre a editar y pulsamos el botón eliminar. Una ventana de alerta nos pregunta si realmente queremos eliminar el nombre.
A veces, cuando tenemos una gran cantidad de nombres, se nos puede hacer algo complicado, selecionar el nombre que deseamos para editarlo o consultarlo. Para facilitar esa tarea, el Administrador de nombres nos permite ordenar los mismos por orden alfabético, por Valor, por el campo Se refiere a, Ámbito y Comentario. También dispone de un filtro para simplificar ese proceso.
Para usar un nombre en una fórmula simplemente escribiremos el nombre en el lugar de la fórmula donde escribiríamos el rango. Hay que tener en cuenta que al utilizar nombres, las referencias son absolutas. Conviene resaltar que si seleccionamos el rango con el ratón, y éste coincide con un área que tiene asignado el nombre, excel nos coloca el nombre del rango, en lugar de sus celdas.
Veamos algunos ejemplos:
= SUMA (ABRIL). Calcula la suma de las celdas del rango abril. Equivalente a = SUMA($F$3:$F$8)
= PROMEDIO (ENERO;FEBRERO,MARZO). Calcula la media aritmética del rango formado por Enero, Febrero y Marzo, equivalente a =PROMEDIO($F$3:$H$8).
Para poner el nombre requerido en la función, no es preciso sabérselos de memoria y escribirlos con el teclado, sino que podemos seleccionarlo a partir de una lista, a la que accedemos mediante Fórmula > Utilizar en la fórmula.
Por último, y para acabar esta pequeña serie de dos artículos acerca de los nombres de rangos de celdas, veremos como podemos crear una lista con los nombres y los rangos a los que representan en la propia hoja de cálculo, para imprirmlos, por ejemplo.
Simplemente activamos la celda en la que queremos que comience la lista, vamos al menú Fórmulas > Utilizar en la fórmula > Pegar nombres... Elegimos si queremos pegar lista.
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30
JUN
excel, asignar nombre, nombrar rangos, referencias absolutas
Hasta ahora siempre que hemos empleado las referencias, ya sean absolutas, relativas o mixtas, en una fórmula ha sido denotando el rango de por su celda inicial y la celda final, separadas por dos puntos. En el caso de las referencias absolutas, existe otra forma, mucho más cómoda de referirse a un rango: asignándole un nombre. Es decir, podemos poner una etiqueta a un rango de celdas y luego referirnos a ese rango mediante su nombre, mucho más corto y fácil. Por ejemplo, puedo nombrar al rango B3:D8 como artículos y luego emplearlo en una fórmula con la función suma: =suma(articulos), para calcular la suma de todas las celdas del rango B3:D8 que hemos llamado artículos.
Para asignarle un nombre a un rango operaremos de la siguiente manera:
- Seleccionamos el rango de celdas al que le queremos asignar el nombre. Este rango puede ser de celdas contíguas o no. Si no lo son, para seleccionarlo, usaremos la tecla [Ctrl].
- En el extremo más a la izquierda de la barra de fórmulas vemos un desplegable, denominado Cuadro de nombre. Hacemos click en él, escribimos el nombre y pulsamos Enter.
Otra manera para asignar un nombre a un rango de celdas es desde el menú fórmulas. Una vez seleccionado el rango, hacemos Fórmulas > Asignar nombre a un rango > Definir nombre... Usando esta opción podremos añadir un comentario a modo de recordatorio al nombre asignado. Así mismo, podemos variar el ámbito de validez del nombre. Por defecto, el nombre está definido para todo el libro, pero podemos hacer que se circunscriba únicamente a una o varias de las hojas del libro.
Pero no hemos acabado, existe un tercer método de nombrar rangos. Si en el rango al que queremos nombrar existe una celda con el nombre, a modo de título o encabezado, por ejemplo, podemos asignar el nombre seleccionando el rango (incluído la celda que contiene el nombre), y luego seleccionando la opción Crear desde la Selección del menú Fórmulas.
Acabamos recordando que el uso de nombres para referirse a rangos de celdas supone la utilización de ese rango en Referencias Absolutas.
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13
MAY
excel, operadores, prioridad operadores, parentesis, formulas, rangos, concatenacion
En otros artículos ya hemos hablado de los tipos de datos de Excel, pero la potencia de la hoja de cálculo, reside en las operaciones que se pueden realizar con los datos, esto es, en las fórmulas.
Las fórmulas comienzan siempre por un símbolo de igualdad ( = ) y están formadas por constantes, referencias, operadores y funciones.
Excel contempla cuatro tipo de operadores: aritméticos, tipo texto, de comparación y de referencia.
Los operadores aritméticos nos permiten realizar operaciones tales como la suma (+), la resta (-), la multiplicacion (*), la división (/), la potenciación (^), la negación (-) y porcentaje (%).
El operador tipo texto es el & (la "y" comercial) y sirve para concatenar cadenas de caracteres.
Veamos un ejemplo:
Los operadores de comparacion nos devuelven un valor lógico de VERDADERO o FALSO, si se cumple o no la condición que indicamos:
Por último tenemos los operadores de referencia, que utilizaremos frecuentemente con el empleo de las funciones:
Aclaremos la tabla anterior con un ejemplo:
La función SUMA, como su nombre indica nos calcula la suma total de un rango:
= SUMA(A3:C7) .- Nos suma todas las celdas comprendidas entres la A3 y la C7, esto es, A1+A2+...+A7+B1+...+B7+C1+...+C7
= SUMA(A3;B7;A5:C8) .- Suma las celdas A3, la B7 y el rango A5:C8
= SUMA(C6:G8 D5:F7).- Suma las celdas D6 y E6 (las comunes a ambos rangos).
Prioridad de Operadores
Normalmente una fórmula combina varios operadores distintos (por ejemplo: =3+2*6), por lo que tendremos que saber qué operación se realiza antes. En el caso del ejemplo, tenemos que saber si se hace antes la suma (dando como resultado 11) o el producto (dando como resultado 15).
Como quiera que el producto es prioritario frente a la suma, excel realiza la operación anterior en los siguientes pasos:
Primero calcula el producto 2*6 = 12, y luego suma 12 +3, obteniendo el 15.
En primer lugar se evalúan los operadores de referencia (primero en de rango, después el de intersección y por último el de intersección), después los aritméticos (en este orden: negación, porcentaje, potenciación, multiplicación, división, suma y resta), seguido del operador de concatenación. Los operadores de prioridad más baja son los de comparación (igualdad, menor, mayor, menor o igual, mayor o igual y distinto de).
En la siguiente tabla vemos los operadores según orden de prioridad:
Podemos cambiar el orden de operación utilizando paréntesis, sabiendo que las operaciones incluídos en ellos son las primeras en realizarse. Así, si en ejemplo anterior ponemos unos paréntesis englobando la suma = (3+2)*6, la suma será lo primero en realizarse y por último, el producto.
Los paréntesis pueden anidarse, evaluándose en primer lugar los paréntesis más internos.
Ejemplo: = 5 *(3+2*(1+3)) se convierte en =5*(3+2*4), que será =5*(3+8), = 5*11 = 55.
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