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NOV
excel, funcion SI, funciones basicas, funciones condicionales, IVA
En artículos anteriores hemos visto algunas funciones básicas en excel, como la función suma y promedio, por ejemplo. También vimos una función que no puede considerarse básica, pero que sí es razonablemente muy utilizada y que, sobre todo, es extremadamante útil, como la función CONSULTAV (antes BUSCARV). Ahora trataremos sobre la función SI, la base de las funciones condicionales.
La función SI sirve para discriminar entre dos posibilidades atendiendo a una condición. Del tipo "si ocurre esto haremos la opción A y sino la opción B". Algunos ejemplos de uso podrían ser, asignar la calificación APTO o NO APTO a un alumno en función de su nota; elegir un tipo impositivo (por ejemplo, un tipo de IVA), dependiendo de la categoría del producto; o bien, aplicar un aumento de sueldo a los empleados teniendo en cuenta su antigüedad en la empresa. En todos esos casos es indicado el uso de la función condicional SI.
Según la sintaxis de la función SI primero colocaremos la condición, después la operación en caso de que se cumpla y por último, la operación en caso que no se cumpla:
= SI ( CONDICIÓN; VALOR SI VERDADERO; VALOR SI FALSO)
Veamos algunos ejemplos:
Primer Ejemplo: En la celda A3 tenemos guardada la nota de un alumno, un valor entre 0 y 10. Si este valor es mayor o igual que 5 deberá mostrarse el texto APROBADO. En caso contrario, deberá mostrar SUSPENSO.
La condición será A3>=5. Las opciones se escribirán entre comillas para indicar que se trata de un texto, y no del nombre de un rango. Quedaría así:
= SI(A3>=5;"APROBADO";"SUSPENSO")
Segundo Ejemplo: Tengamos la siguiente tabla de productos, con la descripción, precio, unidades, etc.
La fórmula que figura en la columna importe es = D3*E3, es decir, multiplicar el precio por el número de unidades.
En la columna total, la fórmula es F3 + G3, es decir, la suma del IVA más el importe.
Por tanto lo único que nos falta es calcular el IVA y la tabla de gastos la tendríamos completa.
Si nos fijamos, existe una columna llamada tipo, con los valores N y R (normal y reducido) que nos permite saber que tipo de IVA hemos de aplicar al producto:
- La R, es un tipo reducido, aplicable a los productos de alimentación, viajes, relacionados con la salud, y algunos otros más. El del 8%.
- La N, es tipo normal, aplicable a la mayoría de los productos. Es del 18%.
O sea, a aquellos productos cuyo tipo sea una N, le aplicaremos un 18%, al resto un 8%.
La fórmula nos quedaría:
= SI(C3="N";F3*18%;F3*8%)
Si luego compiamos la fórmula (al tener la fórmula referencias relativas) a todo el rango G3:G7, obtenemos:
Tercer Ejemplo: La siguiente tabla muestra un listado de trabajadores y su antigüedad en la empresa:
El plus de antigüedad es de un 10% sobre el sueldo base para los trabajadores que llevan más de 3 años en la empresa. Los que llevan menos no tienen plus, es decir, es de cero.
La fórmula será:
=SI(C3>3;D3*10%;0)
Una vez copiada en toda la fila, la tabla queda:
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JUL
excel, referencias a hojas, referencias a libros, rangos, referencias absolutas, referencias relativas, referencias mixtas
Hemos visto en artículos anteriores en qué consisten las referencias relativas, las referencias absolutas y las referencias mixtas. También hemos visto, cómo se podía nombrar un rango de celdas y utilizar ese nombre como referencia absoluta en una fórmula.
En el presente artículo vamos a ver cómo podemos hacer referencia a rangos que se hallan en otra hoja o en otro libro.
Para hacer referencias a otras hojas, simplemente añadimos antes del rango el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación cerrada (!). Por ejemplo para sumar los valores de las celdas de la A1 a la D7 de la hoja1, escribiremos = SUMA(Hoja1!A1:D7).
Si la hoja tuviese un nombre asignado distinto del nombre por defecto que tuviese espacios habría que escribirlo entre comillas simples ('). Por ejemplo, si nuestra Hoja1, se llamase Trimestre1, simplemente podríamos =SUMA(Trimestre1!A1:D7), pero si se llamase Datos trimestre 1, podríamos =SUMA('Datos trimestre 1'!A1:D7).
De forma totalmente análoga trabajaremos con los libros, con otros documentos de excel. Si el nombre es una sola palabra, sin espacios, lo escribimos entre corchetes, seguido de la hoja y el rango. Ejemplo: = SUMA([Contabilidad.xlsx]Año2009!A1:D7). Sumará los valores del rango A1 a D7, de la hoja Año2009 del archivo contabilidad.xlsx.
Si el nombre de archivo contiene espacios, podremos comillas simples englobando, no sólo al nombre de archivo, sino tambien a la hoja, justo antes del signo de exclamación. Ejemplo: =SUMA('[contabilidad vorgron.xlsx]2010'!$H$6).
Llegados a este punto hay que hacer constar que si las referencias se hacen seleccionando los rangos de la hojas y libros con el ratón, por defecto, nos las coloca como absolutas, por lo que si queremos que sean relativas o mixtas habría que eliminar son símbolos dólar que correspondiesen:
- Referencia Absoluta a la celda A1 de la Hoja1: Hoja1!$A$1.
- Referencia Mixta a la celda A1 de la Hoja1, fijada columna: Hoja1!$A1
- Referencia Mixta a la celda A1 de la Hoja1, fijada fila: Hoja1!$A1
- Refrencia Relativa a la celda A1 de la Hoja1:Hoja1!A1
El poder referenciar libros y hojas distintas a la cual estamos operando abre un amplio abanico de posibilidades: podemos tener en una hoja (o en un libro) todos los datos de unos producto, precios, referencias, etc, y en la hoja activa, por ejemplo, una factura, que leerá los datos del producto de esa hoja o libro, de manera que si el precio de un producto cambia, no habremos de modificar nuestra factura, sino el archivo o la hoja donde está guardado.
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JUN
word, tipos de letra, negrita, cursiva, subrayado, alineacion, parrafo
La mejor forma de trabajar con textos en MS Word es la siguiente: primero se escribe el texto plano, seguido, mecanografiado sin dar al [Enter] en el teclado del ordenador más que una vez al final de cada párrafo. Después, iremos seleccionando el texto (o señalando en su caso) al que queremos dar el formato y, desde la banda Inicio, iremos aplicándolo.
Primero veamos cuales son los formatos básicos de texto:
-
Alineación: define la posición de un párrafo con respecto a la hoja. Tiene 4 variedades: izquierda, derecha, justificada y centrada.
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El tamaño de fuente: Se mide en puntos y cuanto mayor es el número más grande será la letra. Usualmente un texto impreso suele tener un tamaño de 12 ó 14 puntos.
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El tipo de letra: Nos define la forma que tendrá la letra. Podemos elegir una letra más elegante como la Century School, la típica letra de imprenta, como la Arial, o una emulación de la letra de las antiguas máquinas de escribir como la Courier.
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El estilo de letra: Nos sirve para resaltar e identificar alguna parte del texto. Podemos resaltar algo en negrita, con subrayado o con cursiva. Podemos indicar también que algo es erróneo con un
tachado. Otros dos estilos interesantes son los subíndices x2 y superíndices x3.
Una vez escrito el texto, para dar la alineación deseada a un párrafo, simplemente hacemos click en cualquier punto del mismo (no es necesario seleccionarlo) y en la Banda Inicio, Sección Párrafo, hacemos click en el botón correspondiente.
Para cambiar el tipo de letra, el tamaño de la misma o su color, tendremos que, esta vez sí, tener seleccionado el texto y luego aplicar el formato desde la Banda Inicio, Sección Fuente.
Exactamente igual haremos para aplicar un estilo a la letra, esto es, para poner negritas, cursivas, subrayados, tachado, subíndices y superíndices.
Veamos un ejemplo.
Partimo del siguiente párrafo, con un formato por defecto:
y queremos aplicarle el siguiente formato: tipo de letra, Times New Roman; tamaño, 14 ptos; algunas palabras en color rojo, otras en azul.... Bueno, tal y como se muestra en la figura.
Lo primero sería poner el tipo y tamaño que es común a todo el párrafo. Seleccionamos el mismo (triple click en cualquier punto del párrafo) y con el ratón seleccionamos el tipo de letra Times New Roman y el tamaño 14 de la sección Fuente de la Banda Inicio.
Posteriormente, pondremos en negrita las palabras: agujero y húmedo. Para ello las seleccionamos (doble click sobre ellas) y luego desde la sección Fuente de la Banda Inicio, pinchamos en el botón Negrita.
Lo mismo para las palabras repugnante y comodidad (que van subrayadas) y con la palabra sentarse (que va en cursiva).
La palabra hobbit va en color rojo y la palabra comer va en azul. Las seleccionaremos (doble click sobre ellas) y elegiremos el color.
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FEB
excel, iva, referencias absolutas, formulas
Una tarea recurrente en el uso de la hoja de cálculo Excel es el cálculo del IVA, por ejemplo al realizar una factura.
Hemos de distinguir lo que es la base imponible, el iva y el importe (precio iva incluído).
- La base imponible, es la cantidad neta sobre la que calcularemos descuentos, iva, recargos, etc. En tres palabras, precio sin iva.
- El iva es una cantidad que hemos de añadir al importe. Suele ser del 16%, aunque también hay tipos del 7% y el 4%. En Julio en España subirá dos puntos hasta el 18% (consulte a un asesor fiscal para conocer el tipo impositivo en su país). Se calcula multiplicando la base imponible por el tipo impositivo y dividiendo entre 100.
- El importe es el resultado de sumar la base imponible más el iva (la cantidad obtenida en el punto anterior). Una forma más exacta y rápida resulta de multiplicar la base imponible por la suma de 100 y el iva, y dividir el resultado por 100: dicho de otro modo, para un iva del 16% multiplicamos la base imponible por 1,16
Para realizar el cálculo en excel del iva y del precio con iva haremos lo siguiente:
Supongamos el tipo de iva en la celda A2 (16%) y la base imponible en la celda C3. Para calcular el iva en la celda D3, escribiremos en ésta la fórmula = C3*$A$2. La cantidad obtenida es el importe de iva. El precio con iva includo lo calculamos en E3 con la fórmula =C3*(1+$A$2).
Hemos empleado en las fórmulas las referencias absolutas a la celda A2, por si queremos calcular el iva a otras cantidades que podamos simplemente copiar las fórmulas.
Veamos ahora como obtener la base imponible (y la cantidad de iva) a partir de un precio final. Es decir, lo inverso a lo que acabamos de hacer.
Para ello aplicaremos la siguiente fórmula =C13/(1+$A$2) para el cálculo de la base imponible, y =G3*$A$2/(1+$A$2) para el cálculo del iva.
Siempre podemos obtener el iva restando el importe y la base imponible, pero será un cálculo menos exacto debido al redondeo de los decimales.
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ENE
excel, referncias mixtas, referencias relativas, referencias absolutas
En artículos anteriores, hemos visto las Referencias Relativas en Excel. Hemos analizado como, aun siendo muy útiles, muchas veces con su uso no obteníamos el resultado obtenido y surgía la necesidad de emplear otro tipo de referencias, las Referencias Absolutas.
Ahora vamos a revisar un nuevo ejemplo, donde no podremos aplicar los tipos de referencias que ya conocemos y hablemos de aplicar lo que se llaman Referencias Mixtas.
La Referencias Mixtas en Excel es un híbrido entre las Referencias Absolutas y las Referencias Relativas, en las cuales sólo fijamos o la columna o la fila. Su sintaxis es colocando el símbolo $ delante de lo que queramos fijar: o bien delante de la letra (fijando fila), o bien delante del número (fijando columna). Podemos obtener esto pulsando F4, dos veces (para fijar la columna) o tres (para fijar la fila) en el momento en el que escribamos en la fórmula la celda a la que queremos referenciar.
De forma que, si una fórmula en la que tenemos fijada la fila, la copiemos donde la copiemos la fila siempre será la misma, variando sólo la columna (en caso en que la hayamos copiado a una columna distinta).
- = A3 + A4 -> Rerefencia Relativa
- = $A$3 + $A$4 -> Referencia Absoluta
- = $A3 + A$4 -> Referencia Mixta
Veamos un ejemplo de utilización:
Supongamos que tenemos una lista de precios y queremos calcular los nuevos valores después de aplicarles distintos descuentos. Colocamos los precios en una columna y los descuentos porcentuales en fila.
Si aplicamos las Referencias Mixtas, podemos escribir la fórmula en la celda superior izquierda (celda B2) y copiarla al resto de celdas.
Fijaremos la columna en la referencia al precio y la fila en la referencia al descuento, tal como sigue: B2=$A2-$A2*B$1
De esta manera, al fijar la columna, siempre aplicaremos la fórmula sobre un precio (la A, permanece fija, y en la columna A están los precios). Lo mismo ocurre con los descuentos: siempre multiplicaremos por una celda de la fila 1, donde están los tipos de descuento.
Escribimos pues la fórmula en la celda B2. Seleccionamos el rango B2:D8, nos vamos al menú Inicio -> Rellenar -> Hacia la derecha, y después, Inicio -> Rellenar -> Hacia abajo.
De esta manera habremos copiado la fórmula a todo el rango.
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ENE
excel, referencias absolutas, iva, descuentos
El otro día hablamos de las Referencias relativas en Excel (también aplicable a la hoja de cálculo de OpenOffice). Dijimos que son las utilizadas por defecto en las fórmulas y pusimos algún ejemplo de uso.
Hoy vamos con las Referencias Absolutas.
Primero veamos un ejemplo de su necesidad, para luego estudiar su sintaxis en Excel.
Imaginemos que tenemos una serie de cantidades, a las cuales, a todas ellas, queremos aplicarles un porcentaje. Pensemos en una lista de precios de productos a la que hemos de calcular el iva de cada uno de ellos:
Para ello habríamos de emplear la siguiente fórmula = C4*A3 en la celda D4. Para el precio del celda C5, lo mismo: = C5*D2, para la C6 igual... es decir, hay que multiplicar cada una de las celdas que contienen el precio antes de impuestos, por una misma celda.
Si escribimos la fórmula en la celda B4 =C4*D2, y la copiamos al resto de celdas de la columna D, veremos que la fórmula se transforma en =C5*D3, = C6*D4, etc.
Si nos fijamos, el primer factor es correcto, pero el segundo no, ya que va variando en cada fórmula y nosotros queremos que sea el mismo en todas. Para que eso ocurra hemos de hacer una referencia absoluta a la celda D4 en nuestra fórmula. Para ello, simplemente ponemos un símbolo de dólar ($) delante de la D y del 2. Es decir la fórmula =C4*D2 con referencia absoluta en la celda D2, sería =C4*$D$2.
En Excel podemos hacerlo rápidamente pulsando la tecla [F4] justo después de escribir la celda que queremos fijar, en nuestro caso la D2.
Si escribimos esa fórmula en D4 y la copiamos en el resto de celdas inferiores, la fórmula se irá transformando en =C5*$D$2, =C6*$D$2, etc. obteniendo el resultado esperado.
Practique con este ejercicio. Pruebe a aplicarle después un porcentaje de descuento.
Debería obtener algo así:
Nota: Todas las capturas pertenecen al hoja de cálculo de OpenOffice, excepto la última que es de Excel 2007.
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ENE
excel, referencias relativas, formulas
Cuando en Excel (o en la Hoja de Cálculo de Oppenoffice) copiamos una fórmula de una celda a otra, normalmente esta varía en función de la celda de destino.
Por ejemplo: Si en la celda B3, tenemos la fórmula D5+D6, y la copiamos a la C7 se transformará en E9+E10.
Esto es debido a que, por defecto, la fórmulas en excel tienen referencias relativas, esto es, dependen de la celda en la que esten. Si copiamos la fórmula a otra ubicación, esta variará en las celdas a las que hace referencia.
En el ejemplo anterior, como nos hemos movido de la B3 a la C7 hemos aumentado en uno la letra (la columna, de la B a la C) y en 4 el número (la fila, de la 3 a la 7). Por tanto, las celdas presentes en la fórmula aumentarán también en esa cantidad, pasando la primera de la D5 a la E9 (aumenta en uno la letra y en 4 el número).
Esto es muy útil cuando, por ejemplo, hemos de calcular muchos totales de diferentes conceptos, siendo la fórmula la misma, pero variando las fórmulas a usar.
Entonces, escribimos la fórmula en la primera celda y la copiamos en el resto, actualizándose automáticamente.
Veamos un ejemplo:
Hemos de calcular la suma total de cada una de las siguientes columnas:
En la celda A11, escribimos la fórmula =SUMA(A2:A10). En la siguiente, en la B11, deberíamos escribir =SUMA(B2:B10), en la C11, =SUMA(C2:C10) y así sucesivamente. Pues bien, sólo lo escribimos en la A11, y la copiamos en las demás.
Para ello, seleccionamos la celda A11, y pinchamos en el cuadrito negro que aparece en el esquina inferior derecha de la celda y arrastramos hasta la última celda, en este caso la E11 (ver imagen).
Al soltar, automáticamente, todas las cedas calculan el resultado.
Si miramos que fórmula hay en cada una de las celdas, vemos que ésta se ha copiado de la A11, pero actualizando las columnas.
Lo mismo podemos hacer en filas. En la F2 ponemos la fórmula =SUMA(A2:E2). Arrastramos desde el cuadradito negro de su esquina inferior derecha hasta la celda F10, y el resultado es:
Practique, este ejercicio y similares (cambiando la función suma, por la promedio, etc.), hasta estar seguro que domina las referencias relativas en Excel.
TAGS: excel, referencias relativas, formulas
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