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2010
13
DIC

Funciones Basicas en Excel 2
excel, funciones basicas, contar, contara, max, min, mcd, mcm

En artículos anteriores hemos hablado de algunas de las funciones basicas de excel, tales como la función SUMA o la función PROMEDIO. También hemos hablado de la función SI y de la función de búsqueda CONSULTAV.

En este vamos a ocuparnos de las funciones CONTAR, CONTARA, MAX, MIN, M.C.D y M.C.M.

La funciones CONTAR y CONTARA, como sus propios nombres indican, cuentan algo. En el caso de la función CONTAR, nos devuelve el número de celdas que contienen un número. La función CONTARA es muy parecida y devuelve el número de celdas que no están vacías. ¿Cual es la diferencia entre ambas? Que CONTAR sólo cuenta números y CONTARA cuenta números y texto.

La sintaxis de ambas es la misma y es muy, muy simple:

= CONTAR(rango) ó

= CONTARA(rango)

Veamos un ejemplo:

=CONTAR(A1:A6) dará como resultado un 4 (hay cuatro números).

=CONTARA(A1:A6) dará como resultado un 5 (hay cuatro números y una letra).

Las funciones MAX y MIN, devuelven respectivamente, el mayor y el menor valor de un rango.

Su sintaxis es:

=MAX(rango)

=MIN(rango)

Si aplicamos ambas fórmulas a la tabla anterior:

= MAX(A1:A6) devuelve el 8

= MIN(A1:A6) devuelve un 2, no evaluando por tanto la celda vacía y el texto en ambos casos

Por útlimo las funciones M.C.D y M.C.M (nótese que llevan un punto entre la M y la C, y otro después de la C, pero no lo lleva al final) calculan el máximo común divisor y el mínimo común múltiplo de un rango de valores. El maximo común divisor es el mayor número existente tal que al dividir por él a cada elemento de un conjunto de valores el resto dará cero. El mínimo común multiplo es el menor número posible tal que al ser dividido por cada uno de los elementos de un conjunto, el resto dará cero.

Parecen lo mismo pero no lo son.

Por ejemplo, el M.C.M de 5,3 y 15 es 15, mientras que el M.C.D es el 3

Todos los valores del rango deberán ser números ya que, sino devolverá un mensaje de error.

=M.C.M(A1:A6) devuelve error al haber un valor la "a" en A5

=M.C.M(A1:A3) devuelve 40

= M.C.D(A1:A3) devuelve 1

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2010
26
NOV

Formulas avanzadas con la función SI
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Hemos visto en el artículo la función SI en Excel el uso más básico y típico de la función SI: una condición; y dos opciones, una si se cumple la condición y otra en caso contrario. Sin embargo, también podemos emplear otra función SI en los campos de las opciones (es lo que se conoce como funciones SI anidadas).

Aclaremos un poquito esto que hemos mencionado con un ejemplo.

Si un alumno consigue una nota de un cinco más, será aprobado; y en caso contrario, estará suspenso. Ahora bien, hay distintos grados de aprobados (y de suspensos, aunque por simplicidad los obviaremos de momento). Por ejemplo, si su nota es mayor o igual que 6 y menor que 7,5, será un bien; si es mayor o igual que 7,5 y menor que 9, será un notable; si es mayor o igual que nueve será un sobresaliente.

Entonces comenzaríamos con una primera condición que nos delimitase si es aprobado o no. En el caso de que fuese aprobado, evaluaríamos si la nota es mayor que 6 y menor que 7,5, en cuyo caso seria un bien;...

Veamos paso a paso como podemos hacer esto en Excel:

Si nota representa la celda donde se encuentra la calificación numérica del alumno, la función SI sólo para las opciones aprobado y suspenso es:

= SI (nota>=5; "APROBADO"; "SUSPENSO")

En modo esquema el nuevo uso sería así:

= SI (nota>=5; AQUÍ METEMOS OTRA FUNCIÓN SI; "SUSPENSO")

Es igual que la original, pero en la primera opción reza el cartel "AQUÍ METEMOS OTRA FUNCIÓN SI". Ahí hay que escribir la función SI que nos determine si es sólo aprobado (nota menor que 6) o es algo más:

= SI (nota>=5; SI(nota>=6;AQUÍ METEMOS OTRA FUNCIÓN SI; "APROBADO"); "SUSPENSO)

Como vemos, hemos escrito donde antes había una condición una nueva función SI, en la que otra vez, uno de sus campos, el de la primera opción, debe contener una nueva función SI. Ahora, la nota ya es mayor o igual que 6, por lo que hemos de determinar si es un bien, o algo más. Para ello:

= SI (nota>=5; SI(nota>=6;SI(nota>=7,5;AQUÍ METEMOS OTRA FUNCIÓN SI; "BIEN"); "APROBADO"); "SUSPENSO)

Así seguiríamos hasta acabar con todas las opciones:

= SI (nota>=5; SI(nota>=6;SI(nota>=7,5;SI(nota>=7,5;"SOBRESALIENTE"; "NOTABLE"); "BIEN"); "APROBADO"); "SUSPENSO)

Vamos a completar el ejercicio, con las opciones del suspenso: Muy deficiente para notas menores o iguales a 3; deficiente entre 3 y 4; y suspenso entre 4 y 5:

= SI (nota>=5; SI(nota>=6;SI(nota>=7,5;SI(nota>=7,5;"SOBRESALIENTE"; "NOTABLE"); "BIEN"); "APROBADO");SI(nota<=3;"MUY DEFICIENTE";SI(nota<=4;"DEFICIENTE"; SUSPENSO)))

Ahora ponga esto en práctica, y si le surjen dudas no tenga problemas en consultarnos usando los comentarios.

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2010
11
NOV

La funcion SI en Excel
excel, funcion SI, funciones basicas, funciones condicionales, IVA

En artículos anteriores hemos visto algunas funciones básicas en excel, como la función suma y promedio, por ejemplo. También vimos una función que no puede considerarse básica, pero que sí es razonablemente muy utilizada y que, sobre todo, es extremadamante útil, como la función CONSULTAV (antes BUSCARV). Ahora trataremos sobre la función SI, la base de las funciones condicionales.

La función SI sirve para discriminar entre dos posibilidades atendiendo a una condición. Del tipo "si ocurre esto haremos la opción A y sino la opción B". Algunos ejemplos de uso podrían ser, asignar la calificación APTO o NO APTO a un alumno en función de su nota; elegir un tipo impositivo (por ejemplo, un tipo de IVA), dependiendo de la categoría del producto; o bien, aplicar un aumento de sueldo a los empleados teniendo en cuenta su antigüedad en la empresa. En todos esos casos es indicado el uso de la función condicional SI.

Según la sintaxis de la función SI primero colocaremos la condición, después la operación en caso de que se cumpla y por último, la operación en caso que no se cumpla:

= SI ( CONDICIÓN; VALOR SI VERDADERO; VALOR SI FALSO)

Veamos algunos ejemplos:

Primer Ejemplo: En la celda A3 tenemos guardada la nota de un alumno, un valor entre 0 y 10. Si este valor es mayor o igual que 5 deberá mostrarse el texto APROBADO. En caso contrario, deberá mostrar SUSPENSO.

La condición será A3>=5. Las opciones se escribirán entre comillas para indicar que se trata de un texto, y no del nombre de un rango. Quedaría así:

= SI(A3>=5;"APROBADO";"SUSPENSO")

Segundo Ejemplo: Tengamos la siguiente tabla de productos, con la descripción, precio, unidades, etc.

Tabla funcion SI

La fórmula que figura en la columna importe es = D3*E3, es decir, multiplicar el precio por el número de unidades.

En la columna total, la fórmula es F3 + G3, es decir, la suma del IVA más el importe.

Por tanto lo único que nos falta es calcular el IVA y la tabla de gastos la tendríamos completa.

Si nos fijamos, existe una columna llamada tipo, con los valores N y R (normal y reducido) que nos permite saber que tipo de IVA hemos de aplicar al producto:

La R, es un tipo reducido, aplicable a los productos de alimentación, viajes, relacionados con la salud, y algunos otros más. El del 8%.
La N, es tipo normal, aplicable a la mayoría de los productos. Es del 18%.

O sea, a aquellos productos cuyo tipo sea una N, le aplicaremos un 18%, al resto un 8%.

La fórmula nos quedaría:

= SI(C3="N";F318%;F38%)

Si luego compiamos la fórmula (al tener la fórmula referencias relativas) a todo el rango G3:G7, obtenemos:

Tabla funcion si resuelta

Tercer Ejemplo: La siguiente tabla muestra un listado de trabajadores y su antigüedad en la empresa:

Tabla salarial

El plus de antigüedad es de un 10% sobre el sueldo base para los trabajadores que llevan más de 3 años en la empresa. Los que llevan menos no tienen plus, es decir, es de cero.

La fórmula será:

=SI(C3>3;D3*10%;0)

Una vez copiada en toda la fila, la tabla queda:

Tabla de salarios con la función SI completa

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2010
17
JUN

Funciones Básicas en Excel
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En los anteriores artículos Uso de Funciones en Excel y Funciones usando el asistente vimos someramente las operaciones y el uso que hacían algunas funciones. Vimos el uso de la función SUMA() y la función PROMEDIO(), y un poco por encima las funciones SI() y REDONDEAR().

Vamos a hacer un repaso de las funciones básicas más usuales utilizadas en Excel:

SUMA(Rango).- Determina la suma de todos los valores del rango. Problamente sea la función más usada. Por ejemplo en el cáculo de totales en facturas, presupuestos y en cualquier otro tipo de trabajo.
- Ejemplos:
  - SUMA(A1:B5;C8) .- Suma los valores del rango A1 a B5 y el C8
  - SUMA(5;6;12;A5).- Suma los números 5, 6 12 y el contenido en A5.

PRODUCTO(Rango).- Calcula la multiplicación de todos los valores de Rango. El uso de esta función es verdaderamente escaso, ya que las veces en las que hay que multiplicar muchos números entre sí son muy pocas. Para multiplicar dos o más factores se usa el operador multiplicación *.
- Ejemplos:
  - PRODUCTO(A4;B4). Multiplica el valor de la celda A4, por el de la B4. Es equivalente a A4*B4 mucho más común.
  - PRODUCTO(A1:B5). Multiplica los valores de las celdas de la A1 a la B5.

PROMEDIO(Rango).- Calcula la media artimética de un rango de valores, es decir, suma todos los valores de Rango y lo divide entre el número de éstos.
- Ejemplos:
  - PROMEDIO(A1:B5). Media aritmética de los valores de las celdas de la A1 a la B5.
  - PROMEDIO(5;A4;7). Media aritmética de 5, 7 y el valor de A4.

RCUAD(valor).- Devuelve la raíz cuadrada de un número.
- Ejemplos:
  - RCUAD(25). Calcula la raíz cuadrada de 25.
  - RCUAD(D4). Calcula la raíz cuadrada del valor de la celda D4.

POTENCIA(base;exponente).- Determina la potencia de base elevado a exponente.
- Ejemplos:
  - POTENCIA(5;3). Calcula 5 al cubo, o sea, 5³
  - POTENCIA(A1;A2). Calcula el valor de A1, elevado a A2: A1^A2.

Vamos a ver un ejemplo de uso de todas estas funciones.

Sea un rectángulo de lados 5 y 3 cm respecitivamente. Se trata de calcular los valores del perímetro, el área, el lado del cuadrado con el mismo perímetro, el lado del cuadrado equivalente y el valor de la diagonal.

Como se trata de aprender a usar las funciones, no de saber geometría (aunque nunca está de más), en la imagen inferior vemos la fórmulas matemáticas que hemos de usar en excel.

Resolución Rectángulos