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MAR
excel, dividir, sumas, celdas, funcion
Una vez realizadas sumas en nuestros libros (con la opción autosuma, por ejemplo), otra de las operaciones que se suelen hacer abitualmente son las divisiones, para explicar un método fácil y rapido vamos a utilizar la misma tabla de ejemplo que usamos para las sumas, una tabla de gastos mensuales en un hogar cualquiera.
Bajo la celda de Total, escribiremos una con las palabras Gasto diario que es lo que vamos a calcular.
Para realizar la operacion primero debemos situar el indicador en la celda donde queremos obtener el resultado, tras este paso debemos escribir en el cuadro de fórmulas el simbolo = despues haremos click en la casilla donde este la cifra a dividir (en este caso B11) y escribiremos / y tras este el numero por el que queremos dividir la cantidad, lo haremos entre 30 (los dias de un mes), por último pulsaremos la tecla Enter de nuestro teclado y obtendremos el resultado.
Si queremos realizar la misma operacion con todas las cifras de la misma fila, tan solo debemos situarnos en la esquina inferior derecha de la primera celda con el resultado y arrastrar el raton por las celdas vacias que le siguen (habremos usado referencias relativas). Tendremos las divisiones al instante.
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DIC
excel, funciones basicas, contar, contara, max, min, mcd, mcm
En artículos anteriores hemos hablado de algunas de las funciones basicas de excel, tales como la función SUMA o la función PROMEDIO. También hemos hablado de la función SI y de la función de búsqueda CONSULTAV.
En este vamos a ocuparnos de las funciones CONTAR, CONTARA, MAX, MIN, M.C.D y M.C.M.
La funciones CONTAR y CONTARA, como sus propios nombres indican, cuentan algo. En el caso de la función CONTAR, nos devuelve el número de celdas que contienen un número. La función CONTARA es muy parecida y devuelve el número de celdas que no están vacías. ¿Cual es la diferencia entre ambas? Que CONTAR sólo cuenta números y CONTARA cuenta números y texto.
La sintaxis de ambas es la misma y es muy, muy simple:
= CONTAR(rango) ó
= CONTARA(rango)
Veamos un ejemplo:
=CONTAR(A1:A6) dará como resultado un 4 (hay cuatro números).
=CONTARA(A1:A6) dará como resultado un 5 (hay cuatro números y una letra).
Las funciones MAX y MIN, devuelven respectivamente, el mayor y el menor valor de un rango.
Su sintaxis es:
=MAX(rango)
=MIN(rango)
Si aplicamos ambas fórmulas a la tabla anterior:
= MAX(A1:A6) devuelve el 8
= MIN(A1:A6) devuelve un 2, no evaluando por tanto la celda vacía y el texto en ambos casos
Por útlimo las funciones M.C.D y M.C.M (nótese que llevan un punto entre la M y la C, y otro después de la C, pero no lo lleva al final) calculan el máximo común divisor y el mínimo común múltiplo de un rango de valores. El maximo común divisor es el mayor número existente tal que al dividir por él a cada elemento de un conjunto de valores el resto dará cero. El mínimo común multiplo es el menor número posible tal que al ser dividido por cada uno de los elementos de un conjunto, el resto dará cero.
Parecen lo mismo pero no lo son.
Por ejemplo, el M.C.M de 5,3 y 15 es 15, mientras que el M.C.D es el 3
Todos los valores del rango deberán ser números ya que, sino devolverá un mensaje de error.
=M.C.M(A1:A6) devuelve error al haber un valor la "a" en A5
=M.C.M(A1:A3) devuelve 40
= M.C.D(A1:A3) devuelve 1
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NOV
excel, excel, funcion SI, funciones basicas, funciones condicionales, funciones anidadas
Hemos visto en el artículo la función SI en Excel el uso más básico y típico de la función SI: una condición; y dos opciones, una si se cumple la condición y otra en caso contrario. Sin embargo, también podemos emplear otra función SI en los campos de las opciones (es lo que se conoce como funciones SI anidadas).
Aclaremos un poquito esto que hemos mencionado con un ejemplo.
Si un alumno consigue una nota de un cinco más, será aprobado; y en caso contrario, estará suspenso. Ahora bien, hay distintos grados de aprobados (y de suspensos, aunque por simplicidad los obviaremos de momento). Por ejemplo, si su nota es mayor o igual que 6 y menor que 7,5, será un bien; si es mayor o igual que 7,5 y menor que 9, será un notable; si es mayor o igual que nueve será un sobresaliente.
Entonces comenzaríamos con una primera condición que nos delimitase si es aprobado o no. En el caso de que fuese aprobado, evaluaríamos si la nota es mayor que 6 y menor que 7,5, en cuyo caso seria un bien;...
Veamos paso a paso como podemos hacer esto en Excel:
Si nota representa la celda donde se encuentra la calificación numérica del alumno, la función SI sólo para las opciones aprobado y suspenso es:
= SI (nota>=5; "APROBADO"; "SUSPENSO")
En modo esquema el nuevo uso sería así:
= SI (nota>=5; AQUÍ METEMOS OTRA FUNCIÓN SI; "SUSPENSO")
Es igual que la original, pero en la primera opción reza el cartel "AQUÍ METEMOS OTRA FUNCIÓN SI". Ahí hay que escribir la función SI que nos determine si es sólo aprobado (nota menor que 6) o es algo más:
= SI (nota>=5; SI(nota>=6;AQUÍ METEMOS OTRA FUNCIÓN SI; "APROBADO"); "SUSPENSO)
Como vemos, hemos escrito donde antes había una condición una nueva función SI, en la que otra vez, uno de sus campos, el de la primera opción, debe contener una nueva función SI. Ahora, la nota ya es mayor o igual que 6, por lo que hemos de determinar si es un bien, o algo más. Para ello:
= SI (nota>=5; SI(nota>=6;SI(nota>=7,5;AQUÍ METEMOS OTRA FUNCIÓN SI; "BIEN"); "APROBADO"); "SUSPENSO)
Así seguiríamos hasta acabar con todas las opciones:
= SI (nota>=5; SI(nota>=6;SI(nota>=7,5;SI(nota>=7,5;"SOBRESALIENTE"; "NOTABLE"); "BIEN"); "APROBADO"); "SUSPENSO)
Vamos a completar el ejercicio, con las opciones del suspenso: Muy deficiente para notas menores o iguales a 3; deficiente entre 3 y 4; y suspenso entre 4 y 5:
= SI (nota>=5; SI(nota>=6;SI(nota>=7,5;SI(nota>=7,5;"SOBRESALIENTE"; "NOTABLE"); "BIEN"); "APROBADO");SI(nota<=3;"MUY DEFICIENTE";SI(nota<=4;"DEFICIENTE"; SUSPENSO)))
Ahora ponga esto en práctica, y si le surjen dudas no tenga problemas en consultarnos usando los comentarios.
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NOV
excel, funcion SI, funciones basicas, funciones condicionales, IVA
En artículos anteriores hemos visto algunas funciones básicas en excel, como la función suma y promedio, por ejemplo. También vimos una función que no puede considerarse básica, pero que sí es razonablemente muy utilizada y que, sobre todo, es extremadamante útil, como la función CONSULTAV (antes BUSCARV). Ahora trataremos sobre la función SI, la base de las funciones condicionales.
La función SI sirve para discriminar entre dos posibilidades atendiendo a una condición. Del tipo "si ocurre esto haremos la opción A y sino la opción B". Algunos ejemplos de uso podrían ser, asignar la calificación APTO o NO APTO a un alumno en función de su nota; elegir un tipo impositivo (por ejemplo, un tipo de IVA), dependiendo de la categoría del producto; o bien, aplicar un aumento de sueldo a los empleados teniendo en cuenta su antigüedad en la empresa. En todos esos casos es indicado el uso de la función condicional SI.
Según la sintaxis de la función SI primero colocaremos la condición, después la operación en caso de que se cumpla y por último, la operación en caso que no se cumpla:
= SI ( CONDICIÓN; VALOR SI VERDADERO; VALOR SI FALSO)
Veamos algunos ejemplos:
Primer Ejemplo: En la celda A3 tenemos guardada la nota de un alumno, un valor entre 0 y 10. Si este valor es mayor o igual que 5 deberá mostrarse el texto APROBADO. En caso contrario, deberá mostrar SUSPENSO.
La condición será A3>=5. Las opciones se escribirán entre comillas para indicar que se trata de un texto, y no del nombre de un rango. Quedaría así:
= SI(A3>=5;"APROBADO";"SUSPENSO")
Segundo Ejemplo: Tengamos la siguiente tabla de productos, con la descripción, precio, unidades, etc.
La fórmula que figura en la columna importe es = D3*E3, es decir, multiplicar el precio por el número de unidades.
En la columna total, la fórmula es F3 + G3, es decir, la suma del IVA más el importe.
Por tanto lo único que nos falta es calcular el IVA y la tabla de gastos la tendríamos completa.
Si nos fijamos, existe una columna llamada tipo, con los valores N y R (normal y reducido) que nos permite saber que tipo de IVA hemos de aplicar al producto:
- La R, es un tipo reducido, aplicable a los productos de alimentación, viajes, relacionados con la salud, y algunos otros más. El del 8%.
- La N, es tipo normal, aplicable a la mayoría de los productos. Es del 18%.
O sea, a aquellos productos cuyo tipo sea una N, le aplicaremos un 18%, al resto un 8%.
La fórmula nos quedaría:
= SI(C3="N";F3*18%;F3*8%)
Si luego compiamos la fórmula (al tener la fórmula referencias relativas) a todo el rango G3:G7, obtenemos:
Tercer Ejemplo: La siguiente tabla muestra un listado de trabajadores y su antigüedad en la empresa:
El plus de antigüedad es de un 10% sobre el sueldo base para los trabajadores que llevan más de 3 años en la empresa. Los que llevan menos no tienen plus, es decir, es de cero.
La fórmula será:
=SI(C3>3;D3*10%;0)
Una vez copiada en toda la fila, la tabla queda:
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SEP
excel, consultav, buscarv, funciones de referencia y busqueda
Con Excel pueden realizarse tareas propias de bases datos como por ejemplo, obtener datos de otra tabla para realizar cálculos o, simplemente, un resumen para manejar una tabla más pequeña.
Como ejemplo, partamos de la tabla de valores de la Bolsa del Ibex 35.
Fuente: bolsamadrid.es (click para ampliar)
Ahora, imaginemos que disponemos de una cartera con las acciones que se muestran en la tabla:
y queremos saber su valoración actual.
Se trata pues de rellenar esta tabla:
Para ello, la operación es, en principio, muy simple: bastaría multiplicar el número de acciones por la cotización en cada momento. El problema viene al tener que buscar digamos “a mano” los valores en la enorme tabla principal.
Pues bien, con Excel ese problema ha desaparecido, ya que dispone de funciones de búsqueda para consultar valores de otras tablas para nuestros cálculos.
En la celda C2 ha de aparecer el valor de la cotización actual de las acciones de GAMESA. En la C3 de ABEGOA, en la C4 de IBERDROLA, etc. Para ello usaremos la función CONSULTAV, que en versiones anteriores a EXCEL 2010 se llamaba BUSCARV.
Su sintaxis es la siguiente:
= ConsultaV(Valor Buscado; Rango de búsqueda; indicador de columna; tipo de coincidencia)
donde
- ValorBuscado sería el nombre de la empresa de la cual tenemos acciones,
- Rango de Busqueda sería la tabla de las cotizaciones,
- El indicador de columna sería el número de la columna en la cual se encuentra el dato que queremos obtener, comenzando a contar por la columna más a la izquierda.
- Tipo de coincidencia: Si se pone VERDADERO o se omite, usará el valor más aproximado (por lo que los valores de la tabla deberán estar ordenados); si se pone FALSO, usará el valor exacto.
Para nuestro ejemplo, y suponiendo que la tabla de valores del IBEX35 comienza en la celda A1 de la hoja Tabla Bolsa, la función quedaría:
= CONSULTAV(A2,’ Tabla Bolsa’!$A$1:$I$36, 2, FALSO)
Hemos utilizado el tipo de coincidencia FALSO, ya que necesitamos exactamente el mismo nombre de la empresa. No nos vale una empresa que se llame parecida.
Se han empleado para el rango de búsquedas las referencias absolutas y para el valor buscado las referencias relativas, para poder escribir las fórmulas en la primera fila y poder copiarlas en las demás.
Para calcular el valor simplemente multiplicamos la cotización por el número de acciones. Para la primera fila quedaría así:
= B2*D2
Luego basta copiar la misma fórmula para el resto de filas.
Nuestra tabla de valores quedaría así:
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JUN
excel, funciones basicas excel, producto, suma, promedio, rcuad, potencia
En los anteriores artículos Uso de Funciones en Excel y Funciones usando el asistente vimos someramente las operaciones y el uso que hacían algunas funciones. Vimos el uso de la función SUMA() y la función PROMEDIO(), y un poco por encima las funciones SI() y REDONDEAR().
Vamos a hacer un repaso de las funciones básicas más usuales utilizadas en Excel:
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SUMA(Rango).- Determina la suma de todos los valores del rango. Problamente sea la función más usada. Por ejemplo en el cáculo de totales en facturas, presupuestos y en cualquier otro tipo de trabajo.
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Ejemplos:
- SUMA(A1:B5;C8) .- Suma los valores del rango A1 a B5 y el C8
- SUMA(5;6;12;A5).- Suma los números 5, 6 12 y el contenido en A5.
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Ejemplos:
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PRODUCTO(Rango).- Calcula la multiplicación de todos los valores de Rango. El uso de esta función es verdaderamente escaso, ya que las veces en las que hay que multiplicar muchos números entre sí son muy pocas. Para multiplicar dos o más factores se usa el operador multiplicación *.
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Ejemplos:
- PRODUCTO(A4;B4). Multiplica el valor de la celda A4, por el de la B4. Es equivalente a A4*B4 mucho más común.
- PRODUCTO(A1:B5). Multiplica los valores de las celdas de la A1 a la B5.
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Ejemplos:
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PROMEDIO(Rango).- Calcula la media artimética de un rango de valores, es decir, suma todos los valores de Rango y lo divide entre el número de éstos.
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Ejemplos:
- PROMEDIO(A1:B5). Media aritmética de los valores de las celdas de la A1 a la B5.
- PROMEDIO(5;A4;7). Media aritmética de 5, 7 y el valor de A4.
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Ejemplos:
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RCUAD(valor).- Devuelve la raíz cuadrada de un número.
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Ejemplos:
- RCUAD(25). Calcula la raíz cuadrada de 25.
- RCUAD(D4). Calcula la raíz cuadrada del valor de la celda D4.
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Ejemplos:
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POTENCIA(base;exponente).- Determina la potencia de base elevado a exponente.
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Ejemplos:
- POTENCIA(5;3). Calcula 5 al cubo, o sea, 53
- POTENCIA(A1;A2). Calcula el valor de A1, elevado a A2: A1A2.
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Ejemplos:
Vamos a ver un ejemplo de uso de todas estas funciones.
Sea un rectángulo de lados 5 y 3 cm respecitivamente. Se trata de calcular los valores del perímetro, el área, el lado del cuadrado con el mismo perímetro, el lado del cuadrado equivalente y el valor de la diagonal.
Como se trata de aprender a usar las funciones, no de saber geometría (aunque nunca está de más), en la imagen inferior vemos la fórmulas matemáticas que hemos de usar en excel.
Y ahora su resolución en Excel:
Las funciones usadas fueron:
- En celda B6 (perímetro) =SUMA(B3:E3)
- En celda C6 (diagonal) =RCUAD(POTENCIA(D3;2)+POTENCIA(E3;2))
- En celda D6 (área) =PRODUCTO(D3:E3)
- En celda C11 (lado cuadrado igual perímetro) =PROMEDIO(B3:E3)
- En celda C12 (lado cuadrado mismo área) =RCUAD(B3*C3)
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JUN
excel, funciones, suma, promedio, redondear, si, asistente
Para utilizar funciones en las fórmulas debemos conocer perfectamente las caracterísitas de éstas: su palabra clave, la operación exacta que realiza y los argumentos y parámetros que precisa. En muchos casos esto es muy sencillo, ya que la palabra clave es muy intuitiva con la función que realiza y los argumentos, a menudo, son únicamente el rango de valores sobre los que actuará la función.
Así, funciones como SUMA() ó PROMEDIO() son muy sencillas de recordar y utilizar:
- SUMA(A1:C7).- Suma los valores de los datos del rango A1:C7
- PROMEDIO(A1:C7).- Calcula la media aritmética de los valores del rango A1:C7
Sin embargo, hay otras funciones que necesitan más argumentos, unos parámetros son modificadores de otros, e incluso, el nombre mismo de la función es algo, digamos árido.
Por ejemplo, la función SI() utiliza tres argumentos, el primero es una prueba lógica, el segundo es la operación a realizar si la prueba lógica da como resultado verdadero y el tercero la operación si el resultado es falso. La fucnión REDONDEAR() precisa también de dos, el primero el valor a redondear y el segundo el número de decimales.
Como quiera que excel tiene una enorme cantidad de funciones (más de 300) y es imposible recordarlas todas y más aún su sintaxis exacta podemos ampararnos en el uso del asistente. Obviamente hay que saber lo que la función hace y tener una idea, cuando menos aproximada, de la operativa de la misma.
Imaginemos que yo quiero sumar en la celda D1 los valores del rango A1:C7 y no recuerdo que función lo hace (no se si se llama SUMA() ó TOTAL() o como) y los parámetros que necesita.
Con la celda D1 activada pulso Shift+F3 apareciendo el menú de Ayuda Insertar Función ...
Podemos buscar la función describiendo en el cuadrito de búsqueda lo que queremos hacer, podemos buscarla en su categoría o, si la hemos usado recientemente, seleccionarla de la lista.
Pincho en la función que quiero utilizar, me doy cuenta que se llamaba SUMA() y veo que en la parte inferior del menú de ayuda de Insertar Funciones aparece una pequeña descripción de la misma
Le doy a aceptar y aparece el menú de ayuda de Argumentos de función.
Con el cursor en la cajita de Número 1, selecciono con el ratón el rango de celdas quiero sumar, en este caso A1:C7. Puedo hacer lo mismo en las cajitas Número 2, Número 3 (que irán apareciendo conforme las vaya necesitando) ... así hasta la cajita Número 255
Si nos fijamos, según vamos seleccionando rangos y completando argumentos, en la barra de fórmulas se va escribiendo la función, tal y como podríamos haberla escrito nosotros.
Sólo nos falta darle al botón aceptar y tendremos nuestra fórmula.
Si pinchamos sobre la barra de fórmulas, veremos que excel nos marca en distintos colores los rangos que estoy sumando.
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MAY
excel, funciones, formulas, argumentos
En artículos anteriores hemos hablado de los operadores, elementos básicos en las fórmulas, sobre todo si éstas realizan cálculos sencillos con pocos operandos. Para realizar operaciones más complejas o que lleven un gran número de elementos, por ejemplo, una suma de diez sumandos, el uso de las funciones se nos hace imprescindible. Por no hablar de si queremos hacer cálculos para los cuales no existen operadores, como redondear un valor o determinar el seno de un ángulo.
Debido a la gran importancia de las funciones es primordial familiarizarse con su uso y sintaxis.
Podríamos definir función como una formula predefinida que realiza cálculos usando argumentos. Por ejemplo, la función PROMEDIO, nos calculará la media aritmética de los valores introducidos como argumentos.
La sintaxis de las funciones está constituida por una palabra clave (el nombre de la función) seguida por paréntesis, que engloban los argumentos a utilizar.
Imaginemos que queremos calcular la media aritmética de 3, 5 y 8. Usaremos la fórmula =PROMEDIO(3;5;8)
Ahora pensemos que queremos determinar la media artimética del rango de celdas de la B2 a la D5. Pondremos = PROMEDIO(B2:D5)
Los argumentos de una función no siempre son sólo los valores sobre los que va a actuar, sino que también pueden ser modificadores, como en el caso de la función REDONDEAR(número; núm_decimales) que redondea un número a unos decimales especificados por el segundo parámetro. Los argumentos de una función, dependiendo de ésta, pueden ser números, referencias, texto, valores lógicos o valores de error.
Obviamente para poder utilizar una función hemos de sabernos la palabra clave que la define, la operación exacta que realiza y los argumentos que necesita. Una ayuda para este conocimiento podemos obtenerla al pulsar Shift+F3 teniendo un celda seleccionada. Nos aparcerá un cuadro de diálogo en el podremos localizar cualquier función y obtener la necesaria información de palabra clave, argumentos y operación que realiza.
Conviene hacer constar que al escribir en una celda el nombre de la función que vamos a usar aparecerá una información sobre su sintaxis y argumentos.
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FEB
windows, teclado, Ctrl, Esc, shift, teclas de funcion
El teclado del ordenador, aparte de tener los caracteres alfanuméricos y símbolos especiales presentes en la máquina de escribir posee algunas teclas adicionales para dar mayor funcionalidad. No hablamos del teclado numérico cuya única utilidad es aumentar la velocidad de digitación de los números y que, por ejemplo, no se hallan en los ordenadores portátiles. De hecho existen unos teclados numéricos usb, si nuestro portátil carece de él.
Hablamos por tanto, de las teclas de función, las teclas de cursor, Imprimir pantalla y las teclas especiales tales como Ctrl, Shift o Alt.
La tecla Crtl es usada para los conocidos atajos de teclado, combinación de teclas que posee una funcionalidad especial en el programa que estemos usando.
La tecla Shift nos sirve para escribir los caracteres en mayúscula y los símbolos en la parte superior de las teclas. Así por ejemplo, para escribir el símbolo dólar ($), pulsaremos Shift+4, para el igual, Shift+0, etc. Además, nos permite escribir en minúsculas cuando el Bloq. Mayús. está activado. También está presente en algunos atajos de teclado.
La tecla Alt se utiliza en atajos de teclado y para escribir símbolos que no están presentes (o aunque sí lo estén) en el teclado. Pulsamos Alt y el código ASCII del carácter que queremos escribir. Por ejemplo, para escribir la virgulilla (~), la tilde de la ñ pulsamos Alt + 126.
La tecla Alt Gr. situada a la derecha de la barra espaciadora sirve para mostrar los caracteres que aparecen en la parte inferior derecha de las teclas, por ejemplo, el símbolo del euro (en la letra E), la almohadilla (en el 3), etc.
La tecla Esc se utiliza para cancelar la carga de un proceso , acceso rápido a las opciones cancelar y No de los cuadros de diálogos, etc.
Las teclas función, situadas en la parte superior del teclado y rotuladas como F1, F2, … , F12, tienen las siguientes funcionalidades en Windows:
- F1.- Abre el menú de Ayuda
- F2.- Sirve para modificar el nombre de un archivo
- F3.- Abre el buscador de Windows
- F4.- Despliega la barra de direcciones del Explorador
- F5.- Actualizar el contendido de la ventana del Explorador
- F6.- Nos Desplaza entre los elementos de una ventana
- F10.- Selecciona los menús de la barra superior
- F11.- Cambia entre pantalla completa y restaurar
La tecla Windows nos abre el menú de incio. Además se utiliza en atajos de teclado como Win + D (minimizar o restaurar todas las ventanas), Win + E (abre el explorador) o Ctrl + Shift + M (deshace minimizar todas las ventanas).
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