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MAR
excel, total, suma, formula, automatica
Una de las ventajas de Excel es que podemos trabajar en distintas hojas, tal y como si tuvieramos un libro de cuentas físicamente, y podemos usar fórmulas y funciones con referencias a otras hojas, de modo que estén relacionadas entre si e interactuar con sus datos.
De ahí que al trabajar con varias hojas podamos incluir formulas que estén formadas por las distintas hojas del libro, ahora vamos a realizar una suma con cantidades que se encuentran en distintas hojas.
Antes de realizar la formula vamos a copiar los datos de nuestra segunda hoja a una tercera (utilizaremos una lista de 4 nombres de personas con diferentes cantidades, en la primera hoja serán unos datos numéricos y en la segunda hoja otros diferentes). En esta tercera pondremos la palabra TOTAL para nombrarle y también dentro del libro en la casilla B1 para identificar los datos.
En la hoja TOTAL borraremos todos los datos numéricos que siguen a los nombres, ya que ahí situaremos el resultado de la formula que vamos a realizar y en la celda B3 escribiremos =
Tras esto nos trasladamos a la hoja1 (Enero-Abril) , pulsamos en la celda B3 (aparecerá en la barra de formulas) y pulsamos el símbolo +
Seguidamente iremos a la hoja 2, (Mayo-Agosto) y pulsaremos la celda B3. Cuando pulsemos la tecla ENTER aparecerá el resultado en la celda B3 de la hoja Total.
Si queremos que la formula se realice con toda la columna de datos tan solo tenemos que utilizar el controlador de relleno, que se sitúa en la esquina inferior derecha de la celda y llevar el cursor hasta la ultima celda de la columna.
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MAY
excel, funciones, formulas, argumentos
En artículos anteriores hemos hablado de los operadores, elementos básicos en las fórmulas, sobre todo si éstas realizan cálculos sencillos con pocos operandos. Para realizar operaciones más complejas o que lleven un gran número de elementos, por ejemplo, una suma de diez sumandos, el uso de las funciones se nos hace imprescindible. Por no hablar de si queremos hacer cálculos para los cuales no existen operadores, como redondear un valor o determinar el seno de un ángulo.
Debido a la gran importancia de las funciones es primordial familiarizarse con su uso y sintaxis.
Podríamos definir función como una formula predefinida que realiza cálculos usando argumentos. Por ejemplo, la función PROMEDIO, nos calculará la media aritmética de los valores introducidos como argumentos.
La sintaxis de las funciones está constituida por una palabra clave (el nombre de la función) seguida por paréntesis, que engloban los argumentos a utilizar.
Imaginemos que queremos calcular la media aritmética de 3, 5 y 8. Usaremos la fórmula =PROMEDIO(3;5;8)
Ahora pensemos que queremos determinar la media artimética del rango de celdas de la B2 a la D5. Pondremos = PROMEDIO(B2:D5)
Los argumentos de una función no siempre son sólo los valores sobre los que va a actuar, sino que también pueden ser modificadores, como en el caso de la función REDONDEAR(número; núm_decimales) que redondea un número a unos decimales especificados por el segundo parámetro. Los argumentos de una función, dependiendo de ésta, pueden ser números, referencias, texto, valores lógicos o valores de error.
Obviamente para poder utilizar una función hemos de sabernos la palabra clave que la define, la operación exacta que realiza y los argumentos que necesita. Una ayuda para este conocimiento podemos obtenerla al pulsar Shift+F3 teniendo un celda seleccionada. Nos aparcerá un cuadro de diálogo en el podremos localizar cualquier función y obtener la necesaria información de palabra clave, argumentos y operación que realiza.
Conviene hacer constar que al escribir en una celda el nombre de la función que vamos a usar aparecerá una información sobre su sintaxis y argumentos.
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MAY
excel, operadores, prioridad operadores, parentesis, formulas, rangos, concatenacion
En otros artículos ya hemos hablado de los tipos de datos de Excel, pero la potencia de la hoja de cálculo, reside en las operaciones que se pueden realizar con los datos, esto es, en las fórmulas.
Las fórmulas comienzan siempre por un símbolo de igualdad ( = ) y están formadas por constantes, referencias, operadores y funciones.
Excel contempla cuatro tipo de operadores: aritméticos, tipo texto, de comparación y de referencia.
Los operadores aritméticos nos permiten realizar operaciones tales como la suma (+), la resta (-), la multiplicacion (*), la división (/), la potenciación (^), la negación (-) y porcentaje (%).
El operador tipo texto es el & (la "y" comercial) y sirve para concatenar cadenas de caracteres.
Veamos un ejemplo:
Los operadores de comparacion nos devuelven un valor lógico de VERDADERO o FALSO, si se cumple o no la condición que indicamos:
Por último tenemos los operadores de referencia, que utilizaremos frecuentemente con el empleo de las funciones:
Aclaremos la tabla anterior con un ejemplo:
La función SUMA, como su nombre indica nos calcula la suma total de un rango:
= SUMA(A3:C7) .- Nos suma todas las celdas comprendidas entres la A3 y la C7, esto es, A1+A2+...+A7+B1+...+B7+C1+...+C7
= SUMA(A3;B7;A5:C8) .- Suma las celdas A3, la B7 y el rango A5:C8
= SUMA(C6:G8 D5:F7).- Suma las celdas D6 y E6 (las comunes a ambos rangos).
Prioridad de Operadores
Normalmente una fórmula combina varios operadores distintos (por ejemplo: =3+2*6), por lo que tendremos que saber qué operación se realiza antes. En el caso del ejemplo, tenemos que saber si se hace antes la suma (dando como resultado 11) o el producto (dando como resultado 15).
Como quiera que el producto es prioritario frente a la suma, excel realiza la operación anterior en los siguientes pasos:
Primero calcula el producto 2*6 = 12, y luego suma 12 +3, obteniendo el 15.
En primer lugar se evalúan los operadores de referencia (primero en de rango, después el de intersección y por último el de intersección), después los aritméticos (en este orden: negación, porcentaje, potenciación, multiplicación, división, suma y resta), seguido del operador de concatenación. Los operadores de prioridad más baja son los de comparación (igualdad, menor, mayor, menor o igual, mayor o igual y distinto de).
En la siguiente tabla vemos los operadores según orden de prioridad:
Podemos cambiar el orden de operación utilizando paréntesis, sabiendo que las operaciones incluídos en ellos son las primeras en realizarse. Así, si en ejemplo anterior ponemos unos paréntesis englobando la suma = (3+2)*6, la suma será lo primero en realizarse y por último, el producto.
Los paréntesis pueden anidarse, evaluándose en primer lugar los paréntesis más internos.
Ejemplo: = 5 *(3+2*(1+3)) se convierte en =5*(3+2*4), que será =5*(3+8), = 5*11 = 55.
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ABR
excel, texto, formulas, numeros, datos, fechas, texto
En la hoja de cálculo Excel podemos introducir en las celdas diferentes tipos de datos.
En primer lugar, debemos distinguir entre valores constantes y fórmulas.
Los valores constantes son datos que se introducen directamente en la celda (sobre ellos versará el presente artículo) y que no dependen del contenido de ninguna otra celda. Por contra, las fórmulas son expresiones que se escriben en las celdas y cuyo resultado a mostrar depende del valor de otras celdas. Las fórmulas siempre comienzan por el símbolo de igualdad (=).
Dentro de los valores constantes nos encontramos con los siguientes tipos de datos:
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Texto. Para almacenar texto en una celda, simplemente basta con pinchar en ella y escribirlo. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres (entre letras, dígitos y caracteres especiales) que se alineará por defecto a la izquierda y que invadirá las celdas adyacentes de su derecha si están vacías, en caso que el contenido sea mayor que la celda que ha de contenerlo.
Si queremos que los datos introducidos sean reconocidos como texto (aunque sean números o fechas) para que, por ejemplo, no se vean afectados por los formatos numérico y fecha; o también, si queremos que se vea una fórmula y no su resultado, escribiremos al comienzo el símbolo comilla simple (').
Imaginemos que yo quiero guardar en una celda la fórmula =2+3 y quiero que se vea la propia fórmula y no 5, su resultado. Entonces tendré que escribir '=2+3. Puede apreciarse que la comilla sólo se visualiza en la barra de fórmulas.
Lo mismo ocurriría si escribimos 17/03. Automáticamente, excel nos escribe 17-mar. Lo resolveríamos escribiendo 17/03 precedido de una comilla simple.
Cuando un dato es reconocido como texto por excel no pueden realizarse operaciones con él.
-
Números. Sin duda ninguna, se trata del tipo de datos más utilizado en una hoja de cálculo, ya que son la materia prima con la que realizarlos (los cálculos). Se alinean por defecto a la derecha de la celda y admiten los 10 caracteres numéricos: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; los signos de más + y menos - y los parénteis ( ).
Los simbolos de + y - deben ir siempre precediendo al número. El signo + se ignora y el - identifica al número como negativo. Igualmente, puede indicarse que un número es negativo escribiéndolo entre paréntesis (notación contable).
Además, también puede utilizarse el signo del euro €, para indicar a Excel que le asigne el formato monetario.
Otro símbolo admitido es la E. Este símbolo se emplea en la notación científica de un número. Por ejemplo, 3E5 es, en realidad 300000. Es decir, el número 3 seguido de cinco ceros.
Cuando un número no cabe en una celda, automáticamente se convierte a notación científica. Si aún así no cabe se verá esta rellena de #.
Una discusión aparte merece la utilización de la coma y el punto separador de millares. Para la coma decimal usaremos el punto del teclado numérico o la coma del teclado alfabético (al lado de la M). El punto del teclado alfabético lo usaremos como separación de millares.
Por último, si escribimos un número seguido del símbolo %, Excel lo considerará como un porcentaje.
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Fecha y hora. Las fechas y horas se alinean a la derecha de la celda. Si escribimos el símbolo barra invetida /, excel tratará de asimilarlo como una fecha. Así por ejemplo, si escribimos 12/03 para excel será el 12 de marzo, Si escribimos 8/69, será agosto de 1969.
Los separadores admitidos para expresar las fechas son la barra ya mencionada y el guión -. El formato es dia/mes/año. Si la fecha introducida está comprendida entre 1929 y 2029 sólo es necesario introducir los dos últimos dígitos de la fecha.
Algunos ejemplos de fechas: 1/2/10 (1defebrero de 2010), 17-3-1915 (17 de marzo de 1915), 17-03-15 (17 de marzo de 2015), etc.
Para introducir una hora, utilizamos como separador los dos puntos :, siguiendo el formato horas:minutos:segundos.
Ejemplos: 15:47:25 (las 3 PM, 47 minutos y 25 segundos), 11:3 (11 AM y 3 segundos)
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FEB
excel, iva, referencias absolutas, formulas
Una tarea recurrente en el uso de la hoja de cálculo Excel es el cálculo del IVA, por ejemplo al realizar una factura.
Hemos de distinguir lo que es la base imponible, el iva y el importe (precio iva incluído).
- La base imponible, es la cantidad neta sobre la que calcularemos descuentos, iva, recargos, etc. En tres palabras, precio sin iva.
- El iva es una cantidad que hemos de añadir al importe. Suele ser del 16%, aunque también hay tipos del 7% y el 4%. En Julio en España subirá dos puntos hasta el 18% (consulte a un asesor fiscal para conocer el tipo impositivo en su país). Se calcula multiplicando la base imponible por el tipo impositivo y dividiendo entre 100.
- El importe es el resultado de sumar la base imponible más el iva (la cantidad obtenida en el punto anterior). Una forma más exacta y rápida resulta de multiplicar la base imponible por la suma de 100 y el iva, y dividir el resultado por 100: dicho de otro modo, para un iva del 16% multiplicamos la base imponible por 1,16
Para realizar el cálculo en excel del iva y del precio con iva haremos lo siguiente:
Supongamos el tipo de iva en la celda A2 (16%) y la base imponible en la celda C3. Para calcular el iva en la celda D3, escribiremos en ésta la fórmula = C3*$A$2. La cantidad obtenida es el importe de iva. El precio con iva includo lo calculamos en E3 con la fórmula =C3*(1+$A$2).
Hemos empleado en las fórmulas las referencias absolutas a la celda A2, por si queremos calcular el iva a otras cantidades que podamos simplemente copiar las fórmulas.
Veamos ahora como obtener la base imponible (y la cantidad de iva) a partir de un precio final. Es decir, lo inverso a lo que acabamos de hacer.
Para ello aplicaremos la siguiente fórmula =C13/(1+$A$2) para el cálculo de la base imponible, y =G3*$A$2/(1+$A$2) para el cálculo del iva.
Siempre podemos obtener el iva restando el importe y la base imponible, pero será un cálculo menos exacto debido al redondeo de los decimales.
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ENE
excel, referencias relativas, formulas
Cuando en Excel (o en la Hoja de Cálculo de Oppenoffice) copiamos una fórmula de una celda a otra, normalmente esta varía en función de la celda de destino.
Por ejemplo: Si en la celda B3, tenemos la fórmula D5+D6, y la copiamos a la C7 se transformará en E9+E10.
Esto es debido a que, por defecto, la fórmulas en excel tienen referencias relativas, esto es, dependen de la celda en la que esten. Si copiamos la fórmula a otra ubicación, esta variará en las celdas a las que hace referencia.
En el ejemplo anterior, como nos hemos movido de la B3 a la C7 hemos aumentado en uno la letra (la columna, de la B a la C) y en 4 el número (la fila, de la 3 a la 7). Por tanto, las celdas presentes en la fórmula aumentarán también en esa cantidad, pasando la primera de la D5 a la E9 (aumenta en uno la letra y en 4 el número).
Esto es muy útil cuando, por ejemplo, hemos de calcular muchos totales de diferentes conceptos, siendo la fórmula la misma, pero variando las fórmulas a usar.
Entonces, escribimos la fórmula en la primera celda y la copiamos en el resto, actualizándose automáticamente.
Veamos un ejemplo:
Hemos de calcular la suma total de cada una de las siguientes columnas:
En la celda A11, escribimos la fórmula =SUMA(A2:A10). En la siguiente, en la B11, deberíamos escribir =SUMA(B2:B10), en la C11, =SUMA(C2:C10) y así sucesivamente. Pues bien, sólo lo escribimos en la A11, y la copiamos en las demás.
Para ello, seleccionamos la celda A11, y pinchamos en el cuadrito negro que aparece en el esquina inferior derecha de la celda y arrastramos hasta la última celda, en este caso la E11 (ver imagen).
Al soltar, automáticamente, todas las cedas calculan el resultado.
Si miramos que fórmula hay en cada una de las celdas, vemos que ésta se ha copiado de la A11, pero actualizando las columnas.
Lo mismo podemos hacer en filas. En la F2 ponemos la fórmula =SUMA(A2:E2). Arrastramos desde el cuadradito negro de su esquina inferior derecha hasta la celda F10, y el resultado es:
Practique, este ejercicio y similares (cambiando la función suma, por la promedio, etc.), hasta estar seguro que domina las referencias relativas en Excel.
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