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AGO
excel, ejercicio formato condicional, formato condicional, conjunto de iconos
La semana pasada publicamos una introducción teórica sobre el formato condicional de tipo conjunto de iconos. Hoy completaremos aquella información con un ejemplo ilustrativo.
Partiremos de lo que queremos conseguir según vemos en la imagen inferior:
Se tratar pues, de añadir un icono al lado de las notas de unos alumnos, que nos permita, de un sólo vistazo, comprender rápidamente la magnitud de éstas.
En la primera columna, aparecerá una flecha con la dirección y el color que muestra esta tabla:
Lo primero que hacemos es seleccionar el rango de valores, desde el 3 de Natalia López hasta el 2 de Federico Mendoza. Una vez seleccionado vamos a Inicio > Formato condicional > Conjunto de Iconos > direccional > 5 flechas (de color).
En ese momento, aparecerá el icono al lado de la nota de cada alumno, pero siguiendo una regla por defecto que, tendremos que modificar para que se adecúe exactamente a lo que necesitamos.
Para ello, manteniendo seleccionado el rango, vamos a Inicio > Formato condicional > Administrar Reglas...
Aparece el Administrador de reglas de formato condicionales. Elegimos la opción Editar Regla...
En la ventana Editar regla de formato, modificamos los valores que necesitamos, tal como se ven en la imagen, haciendo hincapié en el tipo de datos Número, y en tener activada la opción Aplicar formato a todas las celdas según sus valores.
De igual manera actuaremos con las otras dos columnas.
En la primera pondremos el circulo rojo para notas menores de 4, el amarillo en valores entre 4 y 5; y el verde en los mayores de 5.
Para la segunda columna, el criterio es el que muestra la siguiente tabla:
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AGO
excel, formato condicional, conjunto de iconos
En excel 2010 existe la posibilidad de modificar el formato de una celda según el contenido de la misma, es lo que se conoce como Formato Condicional. Puede, dependiendo del valor de la celda, modificarse el tamaño y color de la fuente o el fondo de la celda.
También pueden añadirse unos iconos al valor de la celda (iconos que variarán dependiendo del valor de la celda) siendo así mucho más fácil interpretar los resultados.
La forma de aplicar este formato condicional del tipo conjunto de iconos es la siguiente:
En primer lugar, seleccionamos las celdas a la que queremos dar el formato condicional. Frecuentemente son celdas que contienen resultados globales o parciales.
Después desde el menú Inicio, en la zona Estilos, activamos el desplegable Formato Condicional.
De entre las distintas opciones que aparecen, elegiremos la quinta, Conjunto de Iconos.
Dentro de la gran cantidad de posibilidades que tenemos elegimos la que más se adapte a nuestras necesidades. Podemos elegir entre grupos de iconos de dirección (flechas que indican tendencia), formas (a modo de pequeños semáforos), indicadores (símbolos y banderas) y de valoración (perfectos para resultados de votaciones y calificaciones).
Una vez elegido el conjunto de iconos que queremos, observamos que automáticamente en las celdas anteriormente seleccionadas aparecen los símbolos, según una regla de formato que por defecto se adapta a los datos que tenemos.
Esa regla de formato por defecto, generalmente no nos servirá a nuestros propósitos por lo que tendremos que modificarla para que exprese exactamente lo que necesitamos. Para ello, vamos a Inicio > Formato condicional > Administrar Reglas....
Aparecerá la regla que por defecto, para modificarla, pinchamos en Editar regla.
En la zona inferior de la ventana que aparece podremos modificar los valores que hacen que en la celda aparezca uno u otro icono.
Podemos elegir entre tipos de valores numéricos, porcentuales, percentiles y fórmula.
Por ejemplo, podemos indicar que aparezca el icono verde para valores mayores que 50, el amarillo para valores entre 20 y 50, y el rojo para menores de 50. Para ello, seleccionaríamos lo siguiente en la ventana Editar regla de formato:
En Seleccionar un tipo de regla, elegimos Aplicar formato a todas las celdas según sus valores.
En Valor, ponemos 50 (y 20) y en tipo, elegimos número.
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AGO
excel, graficos dinamicos, graficos excel
En el último articulo acerca de graficos dinamicos realizamos un ejemplo de este tipo de gráficos. Se trataba de un sencillo gráfico de columnas, en el cual, sin tener que modificar la tabla de datos, podíamos modificar según los elementos que queríamos representar.
Estaba basado en la siguiente tabla de valores, representando las horas de cada uno de los ponentes:
Ahora vamos a ver cómo realizar un gráfico dinámico circular, en que veremos cómo se reparte el presupuesto por delegaciones.
Los pasos son los mismos que en el ejercicio anterior:
1) Seleccionamos las cuatro columnas A, B, C y D.
2) Insertar > Tabla dinamica > Grafico Dinamico
3) en el menú emergente, Aceptamos
4) Arrastramos sobre la zona Campos de eje (categorias) el campo delegación y sobre la zona Valores, el campo sueldo.
5) En la zona valores, elegimos la función Suma de Sueldo.
Llegados a este punto, ya tenemos generado un gráfico de columnas. Sin embargo, hemos hablado de generar un gráfico circular. Para ello, en la barra de Herramientas del Grafico Dinámico, elegimos la primera opción Cambiar Tipo de Gráfico.
Elegimos el tipo de gráfico circular
Y obtendremos algo como ésto:
Lo interesante de este tipo de gráficos, es que ahora, de manera tremendamente fácil, podemos aplicarle filtros a los datos que representamos, obteniendo nuevos gráficos más específicos.
Por ejemplo, imaginemos que lo que necesitamos es la distribución del presupuesto en las delegaciones de la Comunidad Valenciana (Valencia y Alicante).
Pinchamos en el botón que hay en el gráfico rotulado como Delegación y elegimos las delegaciones de Valencia y Alicante.
Obteniendo el siguiente gráfico de sectores, tras hacerle unas pequeñas modificaciones de formato, añadir etiquetas, etc. como en cualquier otro gráfico de excel:
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AGO
excel, graficos excel, graficos dinamicos, tablas dinamicas
Ya hemos visto, en dos artículos anteriores cómo trabajar con tablas dinamicas en excel 2010. Ahora veremos cómo podemos generar un gráfico dinámico y la utilidad que ésto tiene.
Partimos de los mismos datos que en el ejemplo anterior:
Se trata de una tabla con los ponentes de diversas conferencias, el sueldo cobrado en cada una de ella, la sede donde fue impartida y las duración en horas.
Lo que buscamos es la representación de estos datos, acorde a un criterio que pueda variar (de ahí el nombre de Gráficos Dinámicos) en función de nuestras preferencias, sin tener que modificar la tabla de datos.
Generemos un gráfico dinámico con la distribución de horas por delegaciones.
Lo primero que haremos será seleccionar las columnas A, B, C y D, completas (para que todo lo que hagamos nos sirva aunque se añadan nuevos datos a partir de la fila 16).
Después vamos al menú Insertar > Tabla dinámica > Gráfico dinámico. Nos aparece un menú emergente en el que podemos elegir el rango sobre el que queremos generar el gráfico dinámico (y que ya hemos seleccionado en el punto anterior); y la ubicación del mismo.
En principio, dejamos todo como está y pulsamos aceptar.
Nos aparece en la hoja de cáculo unas ventanas similares a cuando estamos creando una tabla dinámica. Lo que haremos en nuestro caso será arrastrar el campo Delegación a la zona Campos de eje (categorias) y el campo horas a la zona Valores.
Para que en el gráfico aparezca el total de horas por delegación, seleccionaremos la función suma de horas en la Zona Valores (donde en la imagen superior pone Cuenta de horas).
Y, aunque no lo creamos, ya tenemos el gráfico dinámico generado.
Y, ¿porqué este gráfico se llama Gráfico dinámico?
Porque ahora, desde el mismo gráfico, podemos elegir, por ejemplo, qué delegaciones queremos representar. También podemos ordenar las delegaciones por orden alfabético, etc.
Pinchamos en la flecha que apunta hacia abajo en el botón inferior izquierdo del gráfico, rotulado como Delegación. Aparece un menú en el podemos hacer varios cambios al gráfico.
Representemos, por ejemplo, los datos de Alicante, Madrid y Valencia.
Aunque en posteriores artículos seguiremos incidiendo sobre tema, haciendo nuevos gráficos dinámicos sobre estos datos, recomendamos al lector, practicar por su cuenta variaciones a este ejercicio que se le ocurran.
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JUL
excel, tablas dinamicas
Aunque en el título de este artículo pone parte 2, puede consultarse independientemente de la parte 1 que, por otra parte, puede consultarla aquí.
Partiendo de una tabla de datos de conferenciantes, con las distintas ciudades, sueldo percibido y horas trabajadas, vamos, utilizando tablas dinámicas, a consultar los sueldos totales de dos ponentes.
Vamos a responder a la pregunta:
¿Cuanto ha ganado Nadia Vidal y Cristina Garcia?
Lo primero que haremos será seleccionar el rango A1:D15, aunque es buena idea seleccionar las 4 columnas A,B, C y D completas, para que, en el caso de que se añadan nuevos datos a partir de la fila 16, todo el trabajo nos siga valiendo.
Después, desde el menú Insertar, seleccionamos la opción Tabla Dinámica y le damos Aceptar en el Menú Emergente que aparece. Arrastramos el campo Ponente sobre el área Etiqueta de filas y el sueldo sobre el área Valores.
Obteniendo la siguiente tabla dinámica:
Observamos que la primera columna contiene el nombre de los ponentes, y la segunda, el número de sueldos que ha recibido cada ponente. Eso es debido a que, por defecto, está aplicando la función CUENTA a los sueldos, como nosotros lo que queremos obtener es lo que han ganado en total cada uno, tendremos que aplicar la función SUMA.
Para ello, en la zona Valores, pinchamos en Cuenta de Sueldo y en el menún contextual que aparece seleccionamos Configuracion de Campo de Valor.
Si lo que deseamos obtener es el sueldo promedio, el sueldo máximo, el mínimo, etc. usaremos en lugar de la función SUMA, la función PROMEDIO, MAX, MIN, etc.
Ahí, elegimos la función suma, y le cambiamos el nombre: de Suma de sueldo a Sueldo total:
Una vez, aceptado y aplicado el formato monetario, obtenemos la siguiente tabla dinámica:
En esta tabla ya se ven los valores que necesitaba: los sueldos de Nadia Vidal y Cristina García junto con los de todos los demás. Para que sólo aparezcan esos datos, pincho en el desplegable de Etiquetas de Fila (celda A3)
y selecciono los ponentes de los cuales quiero determinar su sueldo todal: Nadia Vidal y Cristina García, obteniendo:
Llegados a este punto, es interesante mencionar que, haciendo doble-click en los valores, obtenemos una nueva tabla con el origen de éstos. Efectivamente, si hacemos dobleclick en la celda B5 (donde está el sueldo total de Nadia Vidal) se nos genera en una nueva hoja, la siguiente tabla:
De esta manera no sólamente obtenemos el sueldo total de los ponentes, sino también, una tabla resumen con sus datos extractados.
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JUL
excel, tablas dinamicas
Las tablas dinamicas son las grandes desconocidas dentro de excel. Muchos usuarios, incluso usuarios avanzados, desconocen su uso y su increíble potencialidad. Podría decirse, sin exagerar que las tablas dinámicas son las herramientas más potentes de excel.
Una tabla dinámica nos permite realizar síntesis de los datos de que disponemos para poder analizarlos. De hecho en muchas empresas se malgastan recursos para obtener unos resultados que tienen muy a mano sabiendo utilizar las tablas dinamicas.
Para ir conociendo en profundidad la enorme potencia de las tablas dinámicas, vamos a ver un sencillo ejercicio. Poco a poco ya lo iremos complicando.
Partiremos de la siguiente tabla con los datos de una serie de conferenciantes, con las distintas ciudades, sueldo percibido y horas trabajadas.
En esta tabla están los datos que necesitamos para responder a las siguientes preguntas:
¿Cuantas conferencias se han dado en Madrid?, ¿Cuanto ha ganado Nadia Vidal y Cristina Garcia? ¿Cual es el numero de horas que Nadia Vidal ha dado en Barcelona? ¿Cual es el sueldo promedio de cada conferenciante? ¿ Y el sueldo medio por ciuidad? Y así, con este tipo de preguntas podíamos seguir y seguir.
Puede hallarse la solución sin emplear tablas dinámicas que, como ya hemos dicho, es la solución que emplean en muchas empresas, pero es muy complicada, laboriosa y, sobre todo, de un sólo uso, esto es, podemos diseñar complicadas fórmulas empleando funciones lógicas, por ejemplo, pero sólo valdrán para el caso concreto que estoy usando. Por contra, la solución mediante tablas dinámicas, como su propio nombre indica, es eso dinámica, con apenas unos cambios que tardamos 10 segundos en hacer podremos responder a varias preguntas disitintas.
Vamos a responder una a una a cada una de las preguntas que hemos hecho utilizando tablas dinámicas.
1) ¿Cuantas conferencias se han dado en Madrid?
Lo primero que haremos será, ahora y siempre,seleccionar el rango de datos que queremos usar para la tabla dinamica. En este caso sería el rango A1:D15. Es buena práctica seleccionar las columnas completas A, B, C y D, pulsando [CTRL] + el botoncito de su rótulo, para que, en el caso que la tabla se agrande, tenga más valores, las tablas dinámicas siguan valiéndonos.
Una vez seleccionado el rango, en nuestro caso, las columnas A, B, C y D. Nos vamos al menú Insetar, opción Tabla dinámica.
En principio, dejaremos las opciones que hay seleccionadas: dos para el rango de datos, que ya hemos seleccionado previamente, y otras dos para la ubicación de la tabla dinámica, que por defecto es en una nueva hoja.
Le damos a aceptar, y nos aparece, ya en la hoja nueva, una serie de opciones y menús para generar nuestra tabla dinámica.
Elegiremos el campo delegación (la columna de las ciudades) y, para saber cuantas conferencias ha habido, cualquier otro campo, ya que dependerá de la función que le asignemos, nosotros hemos elegido el campo ponente.
Arrastramos el campo Delegación al área Etiqueta de la Fila y el campo Ponente al área Valores.
Vemos que en el área Valores, pone Cuenta de Ponentes, en un desplegable (marcado en rojo en la imagen). En este caso lo dejaremos como está porque lo que queremos es que cuente el número de ponentes, pero ahí podríamos elegir otras funciones como la función SUMA, PROMEDIO, etc.
Llegados a este punto se nos ha generado la siguiente tabla dinámica:
En la que se ve el número de conferencias por cada ciudad y el total.
Como quiera que en el ejercicio nos piden sólo las de Madrid, elegiríamos Madrid del deplegable rotulado como Etiquetas de Fila.
El resultado es una tabla similar a la anterior, pero en la que sólo aparece el dato de Madrid:
De este modo, en un instante podemos obtener la información por las localidades que queramos.
En este ejemplo, hemos visto claramente porque se llaman tablas dinámicas, porque son tablas que se modifican muy fácilmente en función de lo que nos interese.
Completaremos el ejercicio en próximos artículos.
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JUL
excel, referencias a hojas, referencias a libros, rangos, referencias absolutas, referencias relativas, referencias mixtas
Hemos visto en artículos anteriores en qué consisten las referencias relativas, las referencias absolutas y las referencias mixtas. También hemos visto, cómo se podía nombrar un rango de celdas y utilizar ese nombre como referencia absoluta en una fórmula.
En el presente artículo vamos a ver cómo podemos hacer referencia a rangos que se hallan en otra hoja o en otro libro.
Para hacer referencias a otras hojas, simplemente añadimos antes del rango el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación cerrada (!). Por ejemplo para sumar los valores de las celdas de la A1 a la D7 de la hoja1, escribiremos = SUMA(Hoja1!A1:D7).
Si la hoja tuviese un nombre asignado distinto del nombre por defecto que tuviese espacios habría que escribirlo entre comillas simples ('). Por ejemplo, si nuestra Hoja1, se llamase Trimestre1, simplemente podríamos =SUMA(Trimestre1!A1:D7), pero si se llamase Datos trimestre 1, podríamos =SUMA('Datos trimestre 1'!A1:D7).
De forma totalmente análoga trabajaremos con los libros, con otros documentos de excel. Si el nombre es una sola palabra, sin espacios, lo escribimos entre corchetes, seguido de la hoja y el rango. Ejemplo: = SUMA([Contabilidad.xlsx]Año2009!A1:D7). Sumará los valores del rango A1 a D7, de la hoja Año2009 del archivo contabilidad.xlsx.
Si el nombre de archivo contiene espacios, podremos comillas simples englobando, no sólo al nombre de archivo, sino tambien a la hoja, justo antes del signo de exclamación. Ejemplo: =SUMA('[contabilidad vorgron.xlsx]2010'!$H$6).
Llegados a este punto hay que hacer constar que si las referencias se hacen seleccionando los rangos de la hojas y libros con el ratón, por defecto, nos las coloca como absolutas, por lo que si queremos que sean relativas o mixtas habría que eliminar son símbolos dólar que correspondiesen:
- Referencia Absoluta a la celda A1 de la Hoja1: Hoja1!$A$1.
- Referencia Mixta a la celda A1 de la Hoja1, fijada columna: Hoja1!$A1
- Referencia Mixta a la celda A1 de la Hoja1, fijada fila: Hoja1!$A1
- Refrencia Relativa a la celda A1 de la Hoja1:Hoja1!A1
El poder referenciar libros y hojas distintas a la cual estamos operando abre un amplio abanico de posibilidades: podemos tener en una hoja (o en un libro) todos los datos de unos producto, precios, referencias, etc, y en la hoja activa, por ejemplo, una factura, que leerá los datos del producto de esa hoja o libro, de manera que si el precio de un producto cambia, no habremos de modificar nuestra factura, sino el archivo o la hoja donde está guardado.
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JUL
excel, nombre, rangos, administrador de nombres, referencias absolutas
En el artículo anterior vimos las tres formas de asignar nombres a un rango de celdas en excel. También vimos, de forma muy sucinta, su utilización en una fórmula con una función. Esta vez, vamos a profundizar un poquito en el tema.
Por ejemplo, podemos modificar o eliminar un nombre. Para ello entraremos en el Administrador de Nombres, en el menú Fórmulas. Nos aparecerá una ventana emergente. También podemos accedar a esta ventana con la combinación de teclas [Ctrl] + [F3].
Esta ventana nos permitirá:
- Crear nuevos nombres: al pulsar en el botón Nuevo..., se nos abrirá el mismo menú emergente que al hacer Fórmulas > Asignar nombre a un rango.
- Editar nombres ya existentes: Para editar un nombre, primero hacemos click sobre el nombre que queremos modificar. Pulsamos editar y se nos abrirá una ventanita que nos permitirá modificar sus valores.
- Eliminar un nombre: Seleccionamos el nombre a editar y pulsamos el botón eliminar. Una ventana de alerta nos pregunta si realmente queremos eliminar el nombre.
A veces, cuando tenemos una gran cantidad de nombres, se nos puede hacer algo complicado, selecionar el nombre que deseamos para editarlo o consultarlo. Para facilitar esa tarea, el Administrador de nombres nos permite ordenar los mismos por orden alfabético, por Valor, por el campo Se refiere a, Ámbito y Comentario. También dispone de un filtro para simplificar ese proceso.
Para usar un nombre en una fórmula simplemente escribiremos el nombre en el lugar de la fórmula donde escribiríamos el rango. Hay que tener en cuenta que al utilizar nombres, las referencias son absolutas. Conviene resaltar que si seleccionamos el rango con el ratón, y éste coincide con un área que tiene asignado el nombre, excel nos coloca el nombre del rango, en lugar de sus celdas.
Veamos algunos ejemplos:
= SUMA (ABRIL). Calcula la suma de las celdas del rango abril. Equivalente a = SUMA($F$3:$F$8)
= PROMEDIO (ENERO;FEBRERO,MARZO). Calcula la media aritmética del rango formado por Enero, Febrero y Marzo, equivalente a =PROMEDIO($F$3:$H$8).
Para poner el nombre requerido en la función, no es preciso sabérselos de memoria y escribirlos con el teclado, sino que podemos seleccionarlo a partir de una lista, a la que accedemos mediante Fórmula > Utilizar en la fórmula.
Por último, y para acabar esta pequeña serie de dos artículos acerca de los nombres de rangos de celdas, veremos como podemos crear una lista con los nombres y los rangos a los que representan en la propia hoja de cálculo, para imprirmlos, por ejemplo.
Simplemente activamos la celda en la que queremos que comience la lista, vamos al menú Fórmulas > Utilizar en la fórmula > Pegar nombres... Elegimos si queremos pegar lista.
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JUN
excel, asignar nombre, nombrar rangos, referencias absolutas
Hasta ahora siempre que hemos empleado las referencias, ya sean absolutas, relativas o mixtas, en una fórmula ha sido denotando el rango de por su celda inicial y la celda final, separadas por dos puntos. En el caso de las referencias absolutas, existe otra forma, mucho más cómoda de referirse a un rango: asignándole un nombre. Es decir, podemos poner una etiqueta a un rango de celdas y luego referirnos a ese rango mediante su nombre, mucho más corto y fácil. Por ejemplo, puedo nombrar al rango B3:D8 como artículos y luego emplearlo en una fórmula con la función suma: =suma(articulos), para calcular la suma de todas las celdas del rango B3:D8 que hemos llamado artículos.
Para asignarle un nombre a un rango operaremos de la siguiente manera:
- Seleccionamos el rango de celdas al que le queremos asignar el nombre. Este rango puede ser de celdas contíguas o no. Si no lo son, para seleccionarlo, usaremos la tecla [Ctrl].
- En el extremo más a la izquierda de la barra de fórmulas vemos un desplegable, denominado Cuadro de nombre. Hacemos click en él, escribimos el nombre y pulsamos Enter.
Otra manera para asignar un nombre a un rango de celdas es desde el menú fórmulas. Una vez seleccionado el rango, hacemos Fórmulas > Asignar nombre a un rango > Definir nombre... Usando esta opción podremos añadir un comentario a modo de recordatorio al nombre asignado. Así mismo, podemos variar el ámbito de validez del nombre. Por defecto, el nombre está definido para todo el libro, pero podemos hacer que se circunscriba únicamente a una o varias de las hojas del libro.
Pero no hemos acabado, existe un tercer método de nombrar rangos. Si en el rango al que queremos nombrar existe una celda con el nombre, a modo de título o encabezado, por ejemplo, podemos asignar el nombre seleccionando el rango (incluído la celda que contiene el nombre), y luego seleccionando la opción Crear desde la Selección del menú Fórmulas.
Acabamos recordando que el uso de nombres para referirse a rangos de celdas supone la utilización de ese rango en Referencias Absolutas.
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JUN
excel, graficos, graficos circulares
Ya hemos visto como realizar gráficos de columna en excel y también, cómo se hacen los gráficos de líneas. El siguiente tipo de gráfico más utilizado es el gráfico circular, de sectores o "de quesito". Su uso es diferente al de los otros dos tipos de gráficos ya que, en esta ocasión, representamos cada cantidad con respecto al total.
En este ejemplo, vemos que lo que se representa es el porcentaje de cada categoría, de cada mes, no la cantidad bruta de cada uno.
Si lo comparamos con un gráfico de barras sobre las mismas cantidades apreciamos claramente la diferencia.
Para generar el gráfico circular comenzamos igual que con el de barras o el de líneas: seleccionamos los datos que queremos representar incluídos los rótulos.
Si queremos hacer un gráfico circular de los gastos de luz a lo largo de los tres primeros meses, seleccionamos el rango B2:D3.
Después, en la banda Insertar, seleccionamos la opción Gráficos, y ahí seleccionamos Circular. Dentro del gráfico Circular elegimos el subtipo que más nos guste.
Una vez seleccionado el tipo de gráfico, éste ya nos aparece en el formato por defecto. Podemos adecuarlo más a nuestras preferencias eligiendo alguna opción del menú Formato Rápido (Herramientas de Gráficos > Diseño). Si elegimos un diseño de gráfico con título, podemos editar éste haciendo click sobre él.
Una opción muy usual en este tipo de gráficos es que dentro de cada sector se muestre el rótulo de la categoría que se representa (en este caso los meses de año), el valor y el porcentaje. Para seleccionarlos desde el menú Herramientas de Gráficos > Presentación > Etiquedas de datos > Más opciones de la etiqueta de datos, marcamos el contenido de la etiqueta. También podemos modificar la ubicación de la misma.
Acabaremos mencionando que podemos personalizar aún más nuestro gráfico, modificando diversos parámetros como colores de borde, rellenos, sombras, etc. desde el menú: Herramientas de Gráficos > Formato.
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JUN
excel, funciones basicas excel, producto, suma, promedio, rcuad, potencia
En los anteriores artículos Uso de Funciones en Excel y Funciones usando el asistente vimos someramente las operaciones y el uso que hacían algunas funciones. Vimos el uso de la función SUMA() y la función PROMEDIO(), y un poco por encima las funciones SI() y REDONDEAR().
Vamos a hacer un repaso de las funciones básicas más usuales utilizadas en Excel:
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SUMA(Rango).- Determina la suma de todos los valores del rango. Problamente sea la función más usada. Por ejemplo en el cáculo de totales en facturas, presupuestos y en cualquier otro tipo de trabajo.
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Ejemplos:
- SUMA(A1:B5;C8) .- Suma los valores del rango A1 a B5 y el C8
- SUMA(5;6;12;A5).- Suma los números 5, 6 12 y el contenido en A5.
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Ejemplos:
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PRODUCTO(Rango).- Calcula la multiplicación de todos los valores de Rango. El uso de esta función es verdaderamente escaso, ya que las veces en las que hay que multiplicar muchos números entre sí son muy pocas. Para multiplicar dos o más factores se usa el operador multiplicación *.
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Ejemplos:
- PRODUCTO(A4;B4). Multiplica el valor de la celda A4, por el de la B4. Es equivalente a A4*B4 mucho más común.
- PRODUCTO(A1:B5). Multiplica los valores de las celdas de la A1 a la B5.
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Ejemplos:
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PROMEDIO(Rango).- Calcula la media artimética de un rango de valores, es decir, suma todos los valores de Rango y lo divide entre el número de éstos.
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Ejemplos:
- PROMEDIO(A1:B5). Media aritmética de los valores de las celdas de la A1 a la B5.
- PROMEDIO(5;A4;7). Media aritmética de 5, 7 y el valor de A4.
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Ejemplos:
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RCUAD(valor).- Devuelve la raíz cuadrada de un número.
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Ejemplos:
- RCUAD(25). Calcula la raíz cuadrada de 25.
- RCUAD(D4). Calcula la raíz cuadrada del valor de la celda D4.
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Ejemplos:
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POTENCIA(base;exponente).- Determina la potencia de base elevado a exponente.
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Ejemplos:
- POTENCIA(5;3). Calcula 5 al cubo, o sea, 53
- POTENCIA(A1;A2). Calcula el valor de A1, elevado a A2: A1A2.
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Ejemplos:
Vamos a ver un ejemplo de uso de todas estas funciones.
Sea un rectángulo de lados 5 y 3 cm respecitivamente. Se trata de calcular los valores del perímetro, el área, el lado del cuadrado con el mismo perímetro, el lado del cuadrado equivalente y el valor de la diagonal.
Como se trata de aprender a usar las funciones, no de saber geometría (aunque nunca está de más), en la imagen inferior vemos la fórmulas matemáticas que hemos de usar en excel.
Y ahora su resolución en Excel:
Las funciones usadas fueron:
- En celda B6 (perímetro) =SUMA(B3:E3)
- En celda C6 (diagonal) =RCUAD(POTENCIA(D3;2)+POTENCIA(E3;2))
- En celda D6 (área) =PRODUCTO(D3:E3)
- En celda C11 (lado cuadrado igual perímetro) =PROMEDIO(B3:E3)
- En celda C12 (lado cuadrado mismo área) =RCUAD(B3*C3)
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JUN
excel, funciones, suma, promedio, redondear, si, asistente
Para utilizar funciones en las fórmulas debemos conocer perfectamente las caracterísitas de éstas: su palabra clave, la operación exacta que realiza y los argumentos y parámetros que precisa. En muchos casos esto es muy sencillo, ya que la palabra clave es muy intuitiva con la función que realiza y los argumentos, a menudo, son únicamente el rango de valores sobre los que actuará la función.
Así, funciones como SUMA() ó PROMEDIO() son muy sencillas de recordar y utilizar:
- SUMA(A1:C7).- Suma los valores de los datos del rango A1:C7
- PROMEDIO(A1:C7).- Calcula la media aritmética de los valores del rango A1:C7
Sin embargo, hay otras funciones que necesitan más argumentos, unos parámetros son modificadores de otros, e incluso, el nombre mismo de la función es algo, digamos árido.
Por ejemplo, la función SI() utiliza tres argumentos, el primero es una prueba lógica, el segundo es la operación a realizar si la prueba lógica da como resultado verdadero y el tercero la operación si el resultado es falso. La fucnión REDONDEAR() precisa también de dos, el primero el valor a redondear y el segundo el número de decimales.
Como quiera que excel tiene una enorme cantidad de funciones (más de 300) y es imposible recordarlas todas y más aún su sintaxis exacta podemos ampararnos en el uso del asistente. Obviamente hay que saber lo que la función hace y tener una idea, cuando menos aproximada, de la operativa de la misma.
Imaginemos que yo quiero sumar en la celda D1 los valores del rango A1:C7 y no recuerdo que función lo hace (no se si se llama SUMA() ó TOTAL() o como) y los parámetros que necesita.
Con la celda D1 activada pulso Shift+F3 apareciendo el menú de Ayuda Insertar Función ...
Podemos buscar la función describiendo en el cuadrito de búsqueda lo que queremos hacer, podemos buscarla en su categoría o, si la hemos usado recientemente, seleccionarla de la lista.
Pincho en la función que quiero utilizar, me doy cuenta que se llamaba SUMA() y veo que en la parte inferior del menú de ayuda de Insertar Funciones aparece una pequeña descripción de la misma
Le doy a aceptar y aparece el menú de ayuda de Argumentos de función.
Con el cursor en la cajita de Número 1, selecciono con el ratón el rango de celdas quiero sumar, en este caso A1:C7. Puedo hacer lo mismo en las cajitas Número 2, Número 3 (que irán apareciendo conforme las vaya necesitando) ... así hasta la cajita Número 255
Si nos fijamos, según vamos seleccionando rangos y completando argumentos, en la barra de fórmulas se va escribiendo la función, tal y como podríamos haberla escrito nosotros.
Sólo nos falta darle al botón aceptar y tendremos nuestra fórmula.
Si pinchamos sobre la barra de fórmulas, veremos que excel nos marca en distintos colores los rangos que estoy sumando.
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MAY
excel, minigraficos excel, graficos excel, videotutoriales
Ya hemos hablado de los Gráficos de una sola celda de Excel 2010, también llamados minigráficos. Es una de las novedades de la versión de Excel presente en Office 2010, y tiene gran utilidad para seguir tendencias de datos de un sólo vistazo, completando la pontente herramienta de gráficos en Excel..
En el siguiente video tutorial, de 1:44 minutos de duración, explicamos paso a paso la elaboración de los minigráficos en Excel 2010.
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MAY
excel, funciones, formulas, argumentos
En artículos anteriores hemos hablado de los operadores, elementos básicos en las fórmulas, sobre todo si éstas realizan cálculos sencillos con pocos operandos. Para realizar operaciones más complejas o que lleven un gran número de elementos, por ejemplo, una suma de diez sumandos, el uso de las funciones se nos hace imprescindible. Por no hablar de si queremos hacer cálculos para los cuales no existen operadores, como redondear un valor o determinar el seno de un ángulo.
Debido a la gran importancia de las funciones es primordial familiarizarse con su uso y sintaxis.
Podríamos definir función como una formula predefinida que realiza cálculos usando argumentos. Por ejemplo, la función PROMEDIO, nos calculará la media aritmética de los valores introducidos como argumentos.
La sintaxis de las funciones está constituida por una palabra clave (el nombre de la función) seguida por paréntesis, que engloban los argumentos a utilizar.
Imaginemos que queremos calcular la media aritmética de 3, 5 y 8. Usaremos la fórmula =PROMEDIO(3;5;8)
Ahora pensemos que queremos determinar la media artimética del rango de celdas de la B2 a la D5. Pondremos = PROMEDIO(B2:D5)
Los argumentos de una función no siempre son sólo los valores sobre los que va a actuar, sino que también pueden ser modificadores, como en el caso de la función REDONDEAR(número; núm_decimales) que redondea un número a unos decimales especificados por el segundo parámetro. Los argumentos de una función, dependiendo de ésta, pueden ser números, referencias, texto, valores lógicos o valores de error.
Obviamente para poder utilizar una función hemos de sabernos la palabra clave que la define, la operación exacta que realiza y los argumentos que necesita. Una ayuda para este conocimiento podemos obtenerla al pulsar Shift+F3 teniendo un celda seleccionada. Nos aparcerá un cuadro de diálogo en el podremos localizar cualquier función y obtener la necesaria información de palabra clave, argumentos y operación que realiza.
Conviene hacer constar que al escribir en una celda el nombre de la función que vamos a usar aparecerá una información sobre su sintaxis y argumentos.
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MAY
excel, operadores, prioridad operadores, parentesis, formulas, rangos, concatenacion
En otros artículos ya hemos hablado de los tipos de datos de Excel, pero la potencia de la hoja de cálculo, reside en las operaciones que se pueden realizar con los datos, esto es, en las fórmulas.
Las fórmulas comienzan siempre por un símbolo de igualdad ( = ) y están formadas por constantes, referencias, operadores y funciones.
Excel contempla cuatro tipo de operadores: aritméticos, tipo texto, de comparación y de referencia.
Los operadores aritméticos nos permiten realizar operaciones tales como la suma (+), la resta (-), la multiplicacion (*), la división (/), la potenciación (^), la negación (-) y porcentaje (%).
El operador tipo texto es el & (la "y" comercial) y sirve para concatenar cadenas de caracteres.
Veamos un ejemplo:
Los operadores de comparacion nos devuelven un valor lógico de VERDADERO o FALSO, si se cumple o no la condición que indicamos:
Por último tenemos los operadores de referencia, que utilizaremos frecuentemente con el empleo de las funciones:
Aclaremos la tabla anterior con un ejemplo:
La función SUMA, como su nombre indica nos calcula la suma total de un rango:
= SUMA(A3:C7) .- Nos suma todas las celdas comprendidas entres la A3 y la C7, esto es, A1+A2+...+A7+B1+...+B7+C1+...+C7
= SUMA(A3;B7;A5:C8) .- Suma las celdas A3, la B7 y el rango A5:C8
= SUMA(C6:G8 D5:F7).- Suma las celdas D6 y E6 (las comunes a ambos rangos).
Prioridad de Operadores
Normalmente una fórmula combina varios operadores distintos (por ejemplo: =3+2*6), por lo que tendremos que saber qué operación se realiza antes. En el caso del ejemplo, tenemos que saber si se hace antes la suma (dando como resultado 11) o el producto (dando como resultado 15).
Como quiera que el producto es prioritario frente a la suma, excel realiza la operación anterior en los siguientes pasos:
Primero calcula el producto 2*6 = 12, y luego suma 12 +3, obteniendo el 15.
En primer lugar se evalúan los operadores de referencia (primero en de rango, después el de intersección y por último el de intersección), después los aritméticos (en este orden: negación, porcentaje, potenciación, multiplicación, división, suma y resta), seguido del operador de concatenación. Los operadores de prioridad más baja son los de comparación (igualdad, menor, mayor, menor o igual, mayor o igual y distinto de).
En la siguiente tabla vemos los operadores según orden de prioridad:
Podemos cambiar el orden de operación utilizando paréntesis, sabiendo que las operaciones incluídos en ellos son las primeras en realizarse. Así, si en ejemplo anterior ponemos unos paréntesis englobando la suma = (3+2)*6, la suma será lo primero en realizarse y por último, el producto.
Los paréntesis pueden anidarse, evaluándose en primer lugar los paréntesis más internos.
Ejemplo: = 5 *(3+2*(1+3)) se convierte en =5*(3+2*4), que será =5*(3+8), = 5*11 = 55.
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06
MAY
excel, atajos teclado, teclas cursores, teclado, Ctrl
Únicamente una mínima parte de la hoja es visible en la pantalla: para una resolución de 1280x1024 el área visible es de aproximadamente 12 columnas (hasta la L) y 25 filas, quedándonos ocultas la mayor parte. Podemos desplazarnos por el documento utilizando el ratón y las barras de desplazamiento pero, debido al gran tamaño de la hoja, a veces esta tarea es lenta y tediosa.
Es por ello conveniente aprenderse algunas combinaciones de teclas (atajos de teclado) que nos harán la vida más fácil a la hora de desplazarnos por nuestra hoja de cálculo.
Si queremos desplazarnos en vertical a golpe de pantalla, es decir, visualizando el área inmediatamente inferior (o superior) a la superficie visible, pulsaremos las teclas Re Pág y Av Pág. Si nuestra área visible es la A1:L25, comentada anteriormente, cada vez que pulsemos Av Pág nuestro rango de visión aumentará en 25 filas transformándose, sucesivamente, en A25:L49, A50, L99, etc. Para retroceder bastará con pulsar Re Pág.
También podemos movernos utilizando las teclas cursores, desplazándonos una celda arriba, abajo, a la izquierda o a la derecha, dependiendo de la tecla pulsada. Ojo, se desplaza la celda activa, no el área visualizada, salvo que vayamos a movernos a una celda no visible que entonces sí se modificará el area de visión.
Para volver, desde cualquier celda que tengamos activa, a la celda origen A1, pulsaremos CTRL+Incio.
Igualmente podemos movernos a la primera (o a la última) celda de una columna (o fila) combinando las teclas Inicio (o Fin) con los cursores.
Para deplazarnos por las hojas de nuestro libro usarmos la combinación CTRL+Av. Pág (Hoja Siguiente) y CTRL+Re. Pág (Hoja Anterior).
Por último, mencionar que, aunque no es un atajo de teclado, podemos movernos a una celda en concreto, si sabemos sus coordenadas, escribiéndolas en la barra de fórmulas.
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22
ABR
excel, texto, formulas, numeros, datos, fechas, texto
En la hoja de cálculo Excel podemos introducir en las celdas diferentes tipos de datos.
En primer lugar, debemos distinguir entre valores constantes y fórmulas.
Los valores constantes son datos que se introducen directamente en la celda (sobre ellos versará el presente artículo) y que no dependen del contenido de ninguna otra celda. Por contra, las fórmulas son expresiones que se escriben en las celdas y cuyo resultado a mostrar depende del valor de otras celdas. Las fórmulas siempre comienzan por el símbolo de igualdad (=).
Dentro de los valores constantes nos encontramos con los siguientes tipos de datos:
-
Texto. Para almacenar texto en una celda, simplemente basta con pinchar en ella y escribirlo. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres (entre letras, dígitos y caracteres especiales) que se alineará por defecto a la izquierda y que invadirá las celdas adyacentes de su derecha si están vacías, en caso que el contenido sea mayor que la celda que ha de contenerlo.
Si queremos que los datos introducidos sean reconocidos como texto (aunque sean números o fechas) para que, por ejemplo, no se vean afectados por los formatos numérico y fecha; o también, si queremos que se vea una fórmula y no su resultado, escribiremos al comienzo el símbolo comilla simple (').
Imaginemos que yo quiero guardar en una celda la fórmula =2+3 y quiero que se vea la propia fórmula y no 5, su resultado. Entonces tendré que escribir '=2+3. Puede apreciarse que la comilla sólo se visualiza en la barra de fórmulas.
Lo mismo ocurriría si escribimos 17/03. Automáticamente, excel nos escribe 17-mar. Lo resolveríamos escribiendo 17/03 precedido de una comilla simple.
Cuando un dato es reconocido como texto por excel no pueden realizarse operaciones con él.
-
Números. Sin duda ninguna, se trata del tipo de datos más utilizado en una hoja de cálculo, ya que son la materia prima con la que realizarlos (los cálculos). Se alinean por defecto a la derecha de la celda y admiten los 10 caracteres numéricos: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; los signos de más + y menos - y los parénteis ( ).
Los simbolos de + y - deben ir siempre precediendo al número. El signo + se ignora y el - identifica al número como negativo. Igualmente, puede indicarse que un número es negativo escribiéndolo entre paréntesis (notación contable).
Además, también puede utilizarse el signo del euro €, para indicar a Excel que le asigne el formato monetario.
Otro símbolo admitido es la E. Este símbolo se emplea en la notación científica de un número. Por ejemplo, 3E5 es, en realidad 300000. Es decir, el número 3 seguido de cinco ceros.
Cuando un número no cabe en una celda, automáticamente se convierte a notación científica. Si aún así no cabe se verá esta rellena de #.
Una discusión aparte merece la utilización de la coma y el punto separador de millares. Para la coma decimal usaremos el punto del teclado numérico o la coma del teclado alfabético (al lado de la M). El punto del teclado alfabético lo usaremos como separación de millares.
Por último, si escribimos un número seguido del símbolo %, Excel lo considerará como un porcentaje.
-
Fecha y hora. Las fechas y horas se alinean a la derecha de la celda. Si escribimos el símbolo barra invetida /, excel tratará de asimilarlo como una fecha. Así por ejemplo, si escribimos 12/03 para excel será el 12 de marzo, Si escribimos 8/69, será agosto de 1969.
Los separadores admitidos para expresar las fechas son la barra ya mencionada y el guión -. El formato es dia/mes/año. Si la fecha introducida está comprendida entre 1929 y 2029 sólo es necesario introducir los dos últimos dígitos de la fecha.
Algunos ejemplos de fechas: 1/2/10 (1defebrero de 2010), 17-3-1915 (17 de marzo de 1915), 17-03-15 (17 de marzo de 2015), etc.
Para introducir una hora, utilizamos como separador los dos puntos :, siguiendo el formato horas:minutos:segundos.
Ejemplos: 15:47:25 (las 3 PM, 47 minutos y 25 segundos), 11:3 (11 AM y 3 segundos)
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15
ABR
excel, seleccionar, columnas, filas, celdas
Ya hemos visto en anteriores artículos como es el entorno de trabajo de Excel.
En esta ocasión vamos a ver la manera de trabajar en las hojas de cálculo y su utilidad.
Los archivos que creamos con Excel se denominan Libros y tienen la extensión XLS ó XLSX. Al empezar un nuevo trabajo y hasta que los guardamos por primera vez (y le damos un nombre) Excel le va nombrando provisionalmente con los nombres Libro1, Libro2, etc. Cada libro, cada archivo de excel, está formado por hojas de cálculo. En principio, el libro por defecto trae 3 hojas (llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3), aunque podemos ir creando más conforme lo vayamos necesitando hasta un total de 255.
El nombre del libro podemos verlo en la barra de títulos, y la operaciones con hojas podemos hacerlas en la barra de etiquetas. Así por ejemplo, si queremos crear una hoja nueva, simplemente haremos click en la pestaña que hay a continuación de la última hoja.
Cada hoja de cálculo del libro es una inmensa tabla compuesta por 16.384 columnas y 1.048.576 filas. En la parte superior de las columnas podemos ver una serie de botones con letras que son las que las dan nombre. De manera análoga ocurre con las filas, con la salvedad que en lugar de letras son números. Pinchando en el botón de una fila o columna, ésta queda seleccionada, como vemos en la imagen:
La intersección de una fila y una columna se llama celda y nos referiremos a ella con la letra (o letras) de la columna seguida del número identificado de la fila, como las celdas A43, TS12 ó FF1. Cuando tenemos el cursor en una celda podemos trabajar con ella y aparecerá en la cuadricula resaltada. Se le denomina celda activa.
Si queremos escribir algo en una celda simplemente pincharemos en ella (la convertiremos en activa) y escribiremos lo que será su contenido. Imaginemos que queremos escribir en cada una de las cinco primeras filas de la columna A los nombres de nuestros amigos. En la celda adyacente a cada nombre su número de teléfono. Simplemente iremos pinchando en cada una de las celdas y vamos escribiendo.
Efectivamente acabamos de dar los primeros pasos para hacernos una agenda o listín telefónico. Podemos completarlo escribiendo la dirección en las celdas correspondienes de la celda C.
Como se ve claramente Excel es muy potente en la manipulación de tablas y es muy sencillo elaborar calendarios y cuadrantes con esta herramienta.Obviamente es capaz de hacer cosas infinitamente más complicadas pero, quizá, para lo primero que todos hemos utilizado Excel es para hacer tablas grandes y complicadas (aunque no lleven cálculos).
Aunque excel es muy útil a la hora de elaborar cuadrantes y listados, la función fundamental de las hojas de cáculo es, precisamente esa, calcular. Es decir, en lugar de introducir datos tal cual (texto y números) podemos introducir fórmulas.
Es igual de sencillo que lo anterior, imaginemos que en la celda B4 queremos hacer la suma de 4 y 6. Bien, convertimos la celda B4 en activa y escribimos el símbolo = (las fórmulas siempre comienzan por el símbolo de igualdad =) el 4, el signo de suma (+) el 6 y damos al Enter. Automáticamente en la celda D4 aparece el resultado: 10.
Quizá sería conveniente que lo dejáramos por hoy y que practiques con lo aprendido, sabiendo que para multiplicar usaremos el asterisco (*), para restar el guión (-) y para dividir la barra (/)
Recordemos que el contenido de la celda, es decir, no el resultado sino la fórmula aparece en la barra de fórmulas al tener una celda activa. Además, es precisamente en la barra de fórmulas donde podremos modificar el contenido de una celda.
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06
ABR
excel, barra acceso directo
Al arracar Excel 2010 lo primero que vemos es una pantalla como la de la imagen:
La mayor parte de esa ventana está ocupada por la hoja de cáculo propiamente dicha, constituida por una cuadrícula de 16.384 columnas, que nombraremos con las letras del abecedario y combinación de ellas, y 1.048.576 filas, que estarán numeradas. Para referirnos a una celda en concreto pondremos la letra de la columna, seguida del número de la fila: A1, Z28, etc.
Conviene familiarizarse bien con dicha pantalla ya que será nuestro entorno de trabajo con la hoja de cálculo. Comparte con el entorno de trabajo de word algunas funcionalidades y barras como la barra de títulos, con el nombre del documento (por defecto, y hasta que el archivo es guardado nos asigna el nombre formado por la palabra Libro, seguido de un número que depende de los archivos que tengamos abiertos y sin guardar: Libro1, Libro2, Libro3, etc.) y del programa, y en el extremo derecho de la barra los botones minimizar, restaurar y cerrar.
En el extremo izquierdo de la barra de títulos y, formando una barra independiente, tenemos la barra de herramientas de acceso rápido, que contiene las acciones más usuales en Excel tales como Guardar, Deshacer o Rehacer. Además, haciendo click en en la flecha desplegable de la derecha podemos personalizar la barra de acceso rápido, añadiendo y quitando opciones.
A continuación nos encontramos con la banda de opciones. Encabezada por una serie de pestañas contiene todas las posibles acciones que pueden realizarse con Excel 2010. En estos menús están todas las operaciones posibles, pero si alguna la realizamos muy frecuentemente podemos añadirla a la barra de acceso rápido como ya hemos visto.
Las pestañas que tiene la banda de opciones son: Archivo (que viene a sustituir al botón office de la versión 2007), Inicio, Diseño de página, Fórmula, Datos, Revisar y Vista.
Si pulsamos la tecla Alt apareceran, dentro de unos cuadraditos, las teclas o conjunto de teclas que hemos de pulsar para seleccionar las distintas opciones con el teclado sin usar el ratón.
La pestaña Archivo, que tiene el fondo de color verde, como ya hemos mencionado sustituye al botón Office de la versión 2007, y contiene las opciones de Guardar, Imprimir, etc. así como información sobre el archivo que estamos usado: tamaño, fecha de creación, autor, etc.
La siguiente barra que nos encontramos es la barra de fórmulas, que además de indicarnos las coordenadas de la celda activa, también nos muestra su contenido.
Acabamos con la barra de etiquetas que contiene accesos a las diferentes hojas que componen el libro y la barra de estados que contiene los distintos tipos de vista: normal, vista diseño y vista previa de salto de página, y el zoom.
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01
ABR
excel, graficos Excel, minigraficos Excel, graficos de una celda Excel
Ya hemos hablado acerca de la creación de gráficos en Excel. Sin duda ninguna se trata de una de las más potentes y utilizadas funcionalidades de Excel. El nuevo Excel, perteneciente a la versión office 2010 todavía en fase beta complementa los ya tradicionales gráficos con una nueva herramienta: los minigráficos o gráficos de una sola celda.
Esta nueva especificación nos da la posibilidad de crear gráficos pequeñitos integrados con los datos en el interior de una celda. Es decir, estos gráficos no son un elemento distinto a las celdas, están integrados en ellas.
Como puede observarse es una manera muy intuitiva de interpretar los datos de una tabla, su evolución, tendencia, etc. De un solo vistazo percibimos claramente la naturaleza de los datos de la tabla.
Veamos como hemos elaborado la tabla de rendimientos de distintas líneas de producción de los diferentes trimestres del año 2009.
En primer lugar, seleccionamos el rango de celdas E3:E12. Después, hemos ido al menú Insertar > Minigráfico > Línea. Y ahí hemos elegido la opción Línea.
En el cuadro de diálogo emergente que nos pide el origen de datos, marcamos el rango A3:D12 y aceptamos. Automáticamente nos genera los minigráficos deseados.
Los minigráficos en columnas me parecen menos intuitivos que los de líneas y la opción Ganancias y Pérdidas es muy útil en el caso de que el dominio de valores abarquen negativos y positivos.
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23
MAR
excel, graficos miniatura
Ya que contamos con la versión final de Windows 7, ahora nos resta esperar la décimo-cuarta versión de Office. El renovado paquete de Microsoft presentará algunas modificaciones, muchas de las cuales ya pueden apreciarse en su versión de prueba; se destacan las que se realizaron en Excel y Word.
Excel es uno de los programas de Office 2010 que presenta mayores cambios. Uno de ellos es la posibilidad de incluir gráficos miniatura en el espacio mínimo de una celda, excelente al momento de trabajar con hojas de cálculo llenas de estadísticas y datos de origen similar. Pero además, esta versión mejorada de Excel te permitirá almacenar cualquier hoja de cálculo en la web, lo que te dará acceso a dicha información desde cualquier lugar y en cualquier momento, incluso desde móviles. Claro que estos deberán contar con Windows Mobile y la herramienta Excel Web App.
¿Trabajas en red? Entonces presta atención, porque Excel ofrece una herramienta que puede facilitar este tipo de labores. Se trata de una edición simultánea de hojas de cálculo; que permite a varias personas trabajar en una misma hoja, añadiendo cambios a la información, actualizando los datos y editando en tiempo real. Así, podrás conocer cuándo, quién y cómo se realizan las modificaciones.
Dentro de las mejoras se incluyen menús contextuales más potentes en las aplicaciones de edición. Live Preview nos mostrará los resultados de las opciones de edición con tan sólo poner el mouse sobre ellas. Si deseas conocer la diferencia entre “Pegar y conservar formato” y “Pegar solo texto”, pues sólo deberás pasar el cursor sobre estas opciones y las verás.
Finalmente, las versiones de Excel 2010 en 64 bits permitirán trabajar con hojas de cálculo de cualquier tamaño, sin el límite de 2 GB del actual Office 2007.
Vía | Ciberwolf
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18
MAR
excel, series, autorrellenar
Cuando trabajamos con una hoja de cálculo a menudo nos encontramos con la necesidad de rellenar celdas con datos, siendo éstos siempre los mismos, o los elementos de una sucesión. Por ejemplo, es usual tener que rellenar celdas con los días de la semana, números pares, impares, múltiplos de 5, etc.
Esta tarea se puede hacer de varios modos dependiendo del tipo de datos.
En Inicio > Rellenar > Series aparece un cuadro de diálogo en el que configuraremos el tipo de serie que queramos y el incremento entre datos.
Describamos un poco lo que nos permite hacer esta ventana.
Bueno la primera parte es obvia: Series en Filas o en Columnas. Simplemente nos permite elegir como queremos que excel rellene las celdas con los datos de la serie, si en filas o en columnas.
Si elegimos en filas los siguientes elementos de la serie se colocarán a la izquierda de la celda que tiene el primer elemento. Si elegimos en columnas la serie se rellenará hacia abajo.
El ejemplo anterior está hecho de la siguiente manera:
- En la celda A1, escribimos el número 23.
- Seleccionamos el rango A1:D1.fila, Series en Fila, Tipo Lineal, Incremento 5 y Limite 38.
Nos genera la serie de números de la fila 1. Para hacer las columnas lo hacemos exactamente igual, pero seleccionando Series en Columna y marcando el rango A1:A4.
También podemos generar con excel series geométricas y cronológicas. Veamos unos ejemplos:
Queremos generar una serie en la que cada elemento resulte de multiplicar el anterior por 2,5 comenzando por ejemplo por 7. El primer elemento sería el 7, el segundo 7x2,5, el siguiente 7x2,5x2,5 y así sucesivamente. Además queremos que sean menores que 1000.
Escribimos en A1 el número 7 y seleccionamos el rango A1:A10 (ocupará menos de 10 celdas) para hacerlo en columnas. Damos a Rellenar > Series y en el cuadro de diálogo marcamos Series en Columnas, Tipo Geométrica, incremento 2,5 y Límite 1000.
De manera complemente análoga podemos generar series de fechas como las que muestran la figura. Para ello simplemente marcaremos el Tipo de Serie Cronológica y la Unidad de Tiempo deseada. En la celda inicial habremos de escribir una fecha.
La primera columna rellena la serie con un incremento de tres días. La segunda es igual, pero teniendo con días laborables. La tercera tiene un incremento de 3 meses, y la última de 3 años.
En otro orden de cosas, la casilla Tendencia sólo será aplicable a los tipos de serie Lineal y Geométrica. Para ello tenemos que tener dos valores (en lugar de uno como ahora) y Excel se encargará de calcular el incremento que hay entre ellos y, con ese valor, rellenará el rango de celdas que hemos marcado.
Supongamos que tenemos los valores 1 y 2 en dos celdas. Aplicamos el rellenar series en dos rangos, ambos con la casilla tendencia marcada. En uno de ellos seleccionaremos el tipo Lineal y en el otro Geométrico. He aquí el resultado:
Por último, mencionaremos que la opción autorellenar es una forma más rápida de hacer series lineales. Si sólo hay un valor, rellenará con todos los valores iguales. Si hay dos valores, continuará la serie lineal.
Otra forma de generar series lineales, la más usada en la práctica, consiste en escribir los dos (o tres) primeros elementos de la serie. Seleccionar esas celdas y arrastrar del cuadradito negro que hay en la esquina inferior derecha de esa selección (del mismo modo como copiamos fórmulas). Según desplazamos el ratón veremos como va generando el valor deseado.
Esta última forma es aplicable a series lineales y cronológicas.
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04
MAR
excel, graficos Excel, graficos de columna
La elaboración de gráficos en Excel es, sin lugar a dudas, una de las herramientas más potentes de la hoja de cálculo. Podemos decir que un gráfico es una representación de los datos de una tabla.
Excel nos ofrece una enorme variedad de tipos y formatos de gráficos, que pueden colocarse como objetos en las hojas del documento de Excel o bien, ocupando una hoja en su totalidad.
Los gráficos de excel se modifican dinámicamente al variar los datos que lo han generado.
Veamos como elaborar el gráfico anterior a partir de la siguiente tabla:
Seleccionamos el rango de los datos junto con las leyendas de los meses, esto es B2:F5.
Nos vamos al menú Insertar > Gráficos > Columnas y elegimos la opción Columna en 2-D > Columna Agrupada.
Automáticamente nos aparece el gráfico como un objeto flotante, que podremos colocar donde más nos guste.
Sólo nos falta vincular los nombres de las series con los valores del rango A2:A5, el nombre de los productos.
Para ello pinchamos con el botón derecho en el gráfico y elegimos la opción Seleccionar datos.
En el panel derecho, donde pone Entradas de leyenda (Series) vamos seleccionando cada una de las series y en la opción Editar en nombre de la serie ponemos la celda de cada uno de los productos.
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25
FEB
excel, iva, referencias absolutas, formulas
Una tarea recurrente en el uso de la hoja de cálculo Excel es el cálculo del IVA, por ejemplo al realizar una factura.
Hemos de distinguir lo que es la base imponible, el iva y el importe (precio iva incluído).
- La base imponible, es la cantidad neta sobre la que calcularemos descuentos, iva, recargos, etc. En tres palabras, precio sin iva.
- El iva es una cantidad que hemos de añadir al importe. Suele ser del 16%, aunque también hay tipos del 7% y el 4%. En Julio en España subirá dos puntos hasta el 18% (consulte a un asesor fiscal para conocer el tipo impositivo en su país). Se calcula multiplicando la base imponible por el tipo impositivo y dividiendo entre 100.
- El importe es el resultado de sumar la base imponible más el iva (la cantidad obtenida en el punto anterior). Una forma más exacta y rápida resulta de multiplicar la base imponible por la suma de 100 y el iva, y dividir el resultado por 100: dicho de otro modo, para un iva del 16% multiplicamos la base imponible por 1,16
Para realizar el cálculo en excel del iva y del precio con iva haremos lo siguiente:
Supongamos el tipo de iva en la celda A2 (16%) y la base imponible en la celda C3. Para calcular el iva en la celda D3, escribiremos en ésta la fórmula = C3*$A$2. La cantidad obtenida es el importe de iva. El precio con iva includo lo calculamos en E3 con la fórmula =C3*(1+$A$2).
Hemos empleado en las fórmulas las referencias absolutas a la celda A2, por si queremos calcular el iva a otras cantidades que podamos simplemente copiar las fórmulas.
Veamos ahora como obtener la base imponible (y la cantidad de iva) a partir de un precio final. Es decir, lo inverso a lo que acabamos de hacer.
Para ello aplicaremos la siguiente fórmula =C13/(1+$A$2) para el cálculo de la base imponible, y =G3*$A$2/(1+$A$2) para el cálculo del iva.
Siempre podemos obtener el iva restando el importe y la base imponible, pero será un cálculo menos exacto debido al redondeo de los decimales.
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18
ENE
excel, referncias mixtas, referencias relativas, referencias absolutas
En artículos anteriores, hemos visto las Referencias Relativas en Excel. Hemos analizado como, aun siendo muy útiles, muchas veces con su uso no obteníamos el resultado obtenido y surgía la necesidad de emplear otro tipo de referencias, las Referencias Absolutas.
Ahora vamos a revisar un nuevo ejemplo, donde no podremos aplicar los tipos de referencias que ya conocemos y hablemos de aplicar lo que se llaman Referencias Mixtas.
La Referencias Mixtas en Excel es un híbrido entre las Referencias Absolutas y las Referencias Relativas, en las cuales sólo fijamos o la columna o la fila. Su sintaxis es colocando el símbolo $ delante de lo que queramos fijar: o bien delante de la letra (fijando fila), o bien delante del número (fijando columna). Podemos obtener esto pulsando F4, dos veces (para fijar la columna) o tres (para fijar la fila) en el momento en el que escribamos en la fórmula la celda a la que queremos referenciar.
De forma que, si una fórmula en la que tenemos fijada la fila, la copiemos donde la copiemos la fila siempre será la misma, variando sólo la columna (en caso en que la hayamos copiado a una columna distinta).
- = A3 + A4 -> Rerefencia Relativa
- = $A$3 + $A$4 -> Referencia Absoluta
- = $A3 + A$4 -> Referencia Mixta
Veamos un ejemplo de utilización:
Supongamos que tenemos una lista de precios y queremos calcular los nuevos valores después de aplicarles distintos descuentos. Colocamos los precios en una columna y los descuentos porcentuales en fila.
Si aplicamos las Referencias Mixtas, podemos escribir la fórmula en la celda superior izquierda (celda B2) y copiarla al resto de celdas.
Fijaremos la columna en la referencia al precio y la fila en la referencia al descuento, tal como sigue: B2=$A2-$A2*B$1
De esta manera, al fijar la columna, siempre aplicaremos la fórmula sobre un precio (la A, permanece fija, y en la columna A están los precios). Lo mismo ocurre con los descuentos: siempre multiplicaremos por una celda de la fila 1, donde están los tipos de descuento.
Escribimos pues la fórmula en la celda B2. Seleccionamos el rango B2:D8, nos vamos al menú Inicio -> Rellenar -> Hacia la derecha, y después, Inicio -> Rellenar -> Hacia abajo.
De esta manera habremos copiado la fórmula a todo el rango.
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14
ENE
excel, referencias absolutas, iva, descuentos
El otro día hablamos de las Referencias relativas en Excel (también aplicable a la hoja de cálculo de OpenOffice). Dijimos que son las utilizadas por defecto en las fórmulas y pusimos algún ejemplo de uso.
Hoy vamos con las Referencias Absolutas.
Primero veamos un ejemplo de su necesidad, para luego estudiar su sintaxis en Excel.
Imaginemos que tenemos una serie de cantidades, a las cuales, a todas ellas, queremos aplicarles un porcentaje. Pensemos en una lista de precios de productos a la que hemos de calcular el iva de cada uno de ellos:
Para ello habríamos de emplear la siguiente fórmula = C4*A3 en la celda D4. Para el precio del celda C5, lo mismo: = C5*D2, para la C6 igual... es decir, hay que multiplicar cada una de las celdas que contienen el precio antes de impuestos, por una misma celda.
Si escribimos la fórmula en la celda B4 =C4*D2, y la copiamos al resto de celdas de la columna D, veremos que la fórmula se transforma en =C5*D3, = C6*D4, etc.
Si nos fijamos, el primer factor es correcto, pero el segundo no, ya que va variando en cada fórmula y nosotros queremos que sea el mismo en todas. Para que eso ocurra hemos de hacer una referencia absoluta a la celda D4 en nuestra fórmula. Para ello, simplemente ponemos un símbolo de dólar ($) delante de la D y del 2. Es decir la fórmula =C4*D2 con referencia absoluta en la celda D2, sería =C4*$D$2.
En Excel podemos hacerlo rápidamente pulsando la tecla [F4] justo después de escribir la celda que queremos fijar, en nuestro caso la D2.
Si escribimos esa fórmula en D4 y la copiamos en el resto de celdas inferiores, la fórmula se irá transformando en =C5*$D$2, =C6*$D$2, etc. obteniendo el resultado esperado.
Practique con este ejercicio. Pruebe a aplicarle después un porcentaje de descuento.
Debería obtener algo así:
Nota: Todas las capturas pertenecen al hoja de cálculo de OpenOffice, excepto la última que es de Excel 2007.
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12
ENE
excel, referencias relativas, formulas
Cuando en Excel (o en la Hoja de Cálculo de Oppenoffice) copiamos una fórmula de una celda a otra, normalmente esta varía en función de la celda de destino.
Por ejemplo: Si en la celda B3, tenemos la fórmula D5+D6, y la copiamos a la C7 se transformará en E9+E10.
Esto es debido a que, por defecto, la fórmulas en excel tienen referencias relativas, esto es, dependen de la celda en la que esten. Si copiamos la fórmula a otra ubicación, esta variará en las celdas a las que hace referencia.
En el ejemplo anterior, como nos hemos movido de la B3 a la C7 hemos aumentado en uno la letra (la columna, de la B a la C) y en 4 el número (la fila, de la 3 a la 7). Por tanto, las celdas presentes en la fórmula aumentarán también en esa cantidad, pasando la primera de la D5 a la E9 (aumenta en uno la letra y en 4 el número).
Esto es muy útil cuando, por ejemplo, hemos de calcular muchos totales de diferentes conceptos, siendo la fórmula la misma, pero variando las fórmulas a usar.
Entonces, escribimos la fórmula en la primera celda y la copiamos en el resto, actualizándose automáticamente.
Veamos un ejemplo:
Hemos de calcular la suma total de cada una de las siguientes columnas:
En la celda A11, escribimos la fórmula =SUMA(A2:A10). En la siguiente, en la B11, deberíamos escribir =SUMA(B2:B10), en la C11, =SUMA(C2:C10) y así sucesivamente. Pues bien, sólo lo escribimos en la A11, y la copiamos en las demás.
Para ello, seleccionamos la celda A11, y pinchamos en el cuadrito negro que aparece en el esquina inferior derecha de la celda y arrastramos hasta la última celda, en este caso la E11 (ver imagen).
Al soltar, automáticamente, todas las cedas calculan el resultado.
Si miramos que fórmula hay en cada una de las celdas, vemos que ésta se ha copiado de la A11, pero actualizando las columnas.
Lo mismo podemos hacer en filas. En la F2 ponemos la fórmula =SUMA(A2:E2). Arrastramos desde el cuadradito negro de su esquina inferior derecha hasta la celda F10, y el resultado es:
Practique, este ejercicio y similares (cambiando la función suma, por la promedio, etc.), hasta estar seguro que domina las referencias relativas en Excel.
TAGS: excel, referencias relativas, formulas
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