cerrar, cursos ofimatica

Mostrando las entradas relacionadas con cerrar:

2010
17
DIC

Guardar y abrir archivos en Excel
excel, abrir, cerrar, nuevo, reciente, guardar, guardar como

Lo primero que debemos hacer al comenzar a trabajar con Excel una vez abierto el programa y antes de hacer nada, es guardar nuestro libro y darle un nombre.

Sí, vamos a comenzar siempre guardando un libro vacío.

Hacemos esto para habituarnos a dar nombres descriptivos a los documentos y para poder ir guardando de manera instantánea nuestro libro conforme vamos avanzando en nuestro trabajo, evitando de este modo, perder parte o la totalidad del trabajo realizado si, por algún motivo, propio o ajeno, el programa deja de funcionar. Son comunes los bugs de software o problemas de hardware que pueden colgar Excel, un inesperado corte en fluido eléctrico, el cerrar el programa o apagar el ordenador por despiste,… puede dar al traste con horas de trabajo.

Para guardar un documento por primera vez basta con hacer click con el ratón en el icono de un diskette de la barra de acceso rápido de la barra de títulos. Obtenemos la misma funcionalidad con la combinación de teclas Ctrl + G, o en el menú archivo, opciones Guardar o Guardar como.

Al hacerlo aparece el menú de dialogo Guardar como que nos permitirá elegir la carpeta donde vamos a guardar el Libro y el nombre que queremos asignarle.

Cuadro de dialogo Guardar Como

Le asignamos un nombre al archivo y lo guardamos en una ubicación dentro la unidad correspondiente.

Comenzamos a trabajar y pasados, digamos 10 minutos, tenemos elaborada una parte bastante importante del documento en el que estamos trabajando. En ese momento sería conveniente, volver a guardarlo, sustituir ese archivo que tenemos vacío, por esta versión que contiene el trabajo ya algo adelantado. Simplemente hacemos click en el diskette de la barra de acceso rápido, o pulsamos la combinación de teclas Ctrl + G o Archivo -> Guardar.

La nueva versión se guardará de forma instantánea.

Cada cierto tiempo vamos haciendo lo mismo. De este modo conseguiremos no perder nunca el trabajo realizado.

Ahora bien supongamos que ya hemos acabado el libro y queremos tener dos copias del mismo, como respaldo o back up.

La primera versión la guardamos como hasta ahora: click en el diskette de la barra de acceso rápido, ó pulsando la combinación de teclas Ctrl + G ó Archivo -> Guardar.

Pero la segunda hay que hacerla desde el menú Archivo, opción Guardar como: Archivo -> Guardar como.

Hay que hacer constar que la primera vez que se guarda un documento, las opciones Guardar y Guardar como son equivalentes, pero después de asignado un nombre al documento ya no lo son: la opción Guardar (click en el diskette o Ctrl +G o Archivo -> Guardar) almacena instantáneamente el documento sin pedirnos nombre y ubicación, mientras que la opción Guardar como (Archivo -> Guardar como) nos lo pedirá siempre (si ya lo tiene, podremos ponerle uno distinto).

Supongamos ahora que ya hemos concluido el documento, tenemos las copias de seguridad que necesitamos, etc. Queremos comenzar un nuevo documento. No es necesario cerrar Excel y volver a abrirlo para encontrarnos con nuestro libro de hojas de cálculo vacío.

En primer lugar, cerraremos el documento (ojo, el documento no el programa). Para ello elegimos la opción Cerrar del menú archivo (Archivo -> Cerrar).

Ahora basta con ir a la opción Nuevo del menú Archivo (Archivo -> Nuevo). Aparece un nuevo cuadro de diálogo en el que podemos cargar plantillas predeterminadas. En nuestro caso elegimos, Libro en blanco -> Crear.

Cuadro dialogo libro nuevo

Supongamos ahora que lo que queremos, tras tener cerrados todos los documentos es recuperar algún archivo ya guardado. Nos encontramos con dos opciones: si se trata de un archivo reciente o no.

Si es un archivo reciente: Archivo -> Reciente. Donde podremos elegir entre los archivos más recientes o las ubicaciones.
Si no es reciente: Archivo -> Abrir. Donde elegiremos la ubicación donde esté el archivo, en un cuadro de diálogo muy similar al de Guardar como.