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2010
17
DIC

Guardar y abrir archivos en Excel
excel, abrir, cerrar, nuevo, reciente, guardar, guardar como

Lo primero que debemos hacer al comenzar a trabajar con Excel una vez abierto el programa y antes de hacer nada, es guardar nuestro libro y darle un nombre.

Sí, vamos a comenzar siempre guardando un libro vacío.

Hacemos esto para habituarnos a dar nombres descriptivos a los documentos y para poder ir guardando de manera instantánea nuestro libro conforme vamos avanzando en nuestro trabajo, evitando de este modo, perder parte o la totalidad del trabajo realizado si, por algún motivo, propio o ajeno, el programa deja de funcionar. Son comunes los bugs de software o problemas de hardware que pueden colgar Excel, un inesperado corte en fluido eléctrico, el cerrar el programa o apagar el ordenador por despiste,… puede dar al traste con horas de trabajo.

Para guardar un documento por primera vez basta con hacer click con el ratón en el icono de un diskette de la barra de acceso rápido de la barra de títulos. Obtenemos la misma funcionalidad con la combinación de teclas Ctrl + G, o en el menú archivo, opciones Guardar o Guardar como.

Al hacerlo aparece el menú de dialogo Guardar como que nos permitirá elegir la carpeta donde vamos a guardar el Libro y el nombre que queremos asignarle.

Cuadro de dialogo Guardar Como

Le asignamos un nombre al archivo y lo guardamos en una ubicación dentro la unidad correspondiente.

Comenzamos a trabajar y pasados, digamos 10 minutos, tenemos elaborada una parte bastante importante del documento en el que estamos trabajando. En ese momento sería conveniente, volver a guardarlo, sustituir ese archivo que tenemos vacío, por esta versión que contiene el trabajo ya algo adelantado. Simplemente hacemos click en el diskette de la barra de acceso rápido, o pulsamos la combinación de teclas Ctrl + G o Archivo -> Guardar.

La nueva versión se guardará de forma instantánea.

Cada cierto tiempo vamos haciendo lo mismo. De este modo conseguiremos no perder nunca el trabajo realizado.

Ahora bien supongamos que ya hemos acabado el libro y queremos tener dos copias del mismo, como respaldo o back up.

La primera versión la guardamos como hasta ahora: click en el diskette de la barra de acceso rápido, ó pulsando la combinación de teclas Ctrl + G ó Archivo -> Guardar.

Pero la segunda hay que hacerla desde el menú Archivo, opción Guardar como: Archivo -> Guardar como.

Hay que hacer constar que la primera vez que se guarda un documento, las opciones Guardar y Guardar como son equivalentes, pero después de asignado un nombre al documento ya no lo son: la opción Guardar (click en el diskette o Ctrl +G o Archivo -> Guardar) almacena instantáneamente el documento sin pedirnos nombre y ubicación, mientras que la opción Guardar como (Archivo -> Guardar como) nos lo pedirá siempre (si ya lo tiene, podremos ponerle uno distinto).

Supongamos ahora que ya hemos concluido el documento, tenemos las copias de seguridad que necesitamos, etc. Queremos comenzar un nuevo documento. No es necesario cerrar Excel y volver a abrirlo para encontrarnos con nuestro libro de hojas de cálculo vacío.

En primer lugar, cerraremos el documento (ojo, el documento no el programa). Para ello elegimos la opción Cerrar del menú archivo (Archivo -> Cerrar).

Ahora basta con ir a la opción Nuevo del menú Archivo (Archivo -> Nuevo). Aparece un nuevo cuadro de diálogo en el que podemos cargar plantillas predeterminadas. En nuestro caso elegimos, Libro en blanco -> Crear.

Cuadro dialogo libro nuevo

Supongamos ahora que lo que queremos, tras tener cerrados todos los documentos es recuperar algún archivo ya guardado. Nos encontramos con dos opciones: si se trata de un archivo reciente o no.

Si es un archivo reciente: Archivo -> Reciente. Donde podremos elegir entre los archivos más recientes o las ubicaciones.
Si no es reciente: Archivo -> Abrir. Donde elegiremos la ubicación donde esté el archivo, en un cuadro de diálogo muy similar al de Guardar como.

TAGS: excel, abrir, cerrar, nuevo, reciente, guardar, guardar como

2010
29
ENE

Nuestro primer documento de Word
word, guardar, salir, abrir

Cuando alguien comienza el aprendizaje de un leguaje de programación, lo primero que aprende es a escribir un mensaje. Ese mensaje generalmente suele ser el famoso hola Mundo.

Nuestro hola Mundo tiene en Word más sentido aún si cabe al tratarse de una aplicación procesador de textos.

Una vez iniciado el programa y habiéndonos familiarizado un poquito con el entorno de trabajo de word, lo primero que hemos de hacer es guardar el documento. Sí, aún no hemos escrito nada, y el documento está vacío, pero al grabarlo por primera vez le daremos un nombre, y luego ir haciendo copias según nuestro documento aumenta es tan fácil como pulsar las teclas CTRL+G, hacer click en icono de un diskette en la barra de herramientas de acceso rápido o Pinchar en el Botón de Office -> Guardar, con lo que evitaremos el riesgo de perder todo el trabajo realizado si por cualquier motivo el programa se cierra inesperadamente.

Vamos a empezar nuestro primer documento, para ello simplemente empezaremos a escribir en el teclado del ordenador.

Cuando tengamos un textito escrito podemos irle aplicando formatos, insertando imágenes, etc. Es decir, es muy conveniente escribir primero todo el texto (o hacerlo en generosos bloques) y luego seleccionar el texto y aplicarle el formato que deseemos.

Cuando ya queremos dejar de trabajar con nuestro documento de word, con o sin el documento acabado, primero lo guardamos (recuerda CTRL+G) y luego vamos a Botón Office -> Salir de Word (también podemos darle a Botón Office -> Cerrar, para salir de nuestro documento pero no de Word). En caso de que se nos olvide guardar antes el documento, el programa nos avisará de si queremos guardar últimos los cambios realizados.

Para abrir un documento que tenemos guardado, simplemente iremos a Botón de Office -> Abrir y en el cuadro de diálogo que aparece elegimos nuestro archivo. También lo podemos hacer con el atajo de teclado CTRL+A.

TAGS: word, guardar, salir, abrir